5+1 Tips Jaga Keamanan Dokumen Digital Dan Manfaatnya

Saat ini, setiap perusahaan memiliki dua jenis dokumen penting, yaitu fisik dan digital. Keduanya perlu dijaga dengan tepat sehingga informasi di dalamnya tetap aman. Jika pada artikel sebelumnya kita sudah membahas cara menyimpan dokumen fisik, kali ini Anda akan mempelajari manfaat dan tips menjaga keamanan dokumen digital.

Berbicara tentang dokumen, sebagian besar pelaku bisnis lebih memilih jenis digital dibandingkan dokumen fisik. Sebab, dokumen ini mudah diakses, diedit, dikirim, hingga disimpan. Namun, seiring kemajuan teknologi, data yang ada pada jenis dokumen ini rawan dicuri oleh pihak tak bertanggung jawab, baik internal atau pun eksternal perusahaan. Oleh karena itu menjaga keamanan dokumen digital menjadi hal utama yang harus segera Anda lakukan.

Manfaat Jaga Keamanan Dokumen Digital

Sebelum beranjak ke tips mengamankan dokumen digital, baiknya Anda mengenal apa saja manfaatnya. Setidaknya, ada tiga manfaat yang bisa Anda pelajari lebih lanjut pada paragraf di bawah ini.

Meningkatkan Kepercayaan Mitra Bisnis Anda

Karena bergerak pada bidang bisnis, Anda tentu menyimpan berbagai dokumen digital yang memuat data penting perusahaan Anda mau pun mitra perusahaan. Idealnya, dokumen tersebut hanya boleh diakses oleh dua pihak saja. Namun jika dokumen ini tersebar ke pihak yang tak berkepentingan, maka kepercayaan mitra bisnis terhadap Anda akan menurun.

Tentunya, hubungan yang susah payah Anda bangun jadi sia-sia begitu saja. Kepercayaan adalah modal awal suksesnya sebuah kerja sama. Dengan mengamankan dokumen digital, Anda bisa menjaga dan meningkatkan kepercayaan mitra perusahaan Anda.

Meningkatkan Reputasi Perusahaan

Baik pelanggan mau pun mitra bisnis bisa memberikan penilaiannya terhadap perusahaan Anda. Jika Anda mampu jaga keamanan dokumen digital yang mereka miliki, penilaian baik akan jadi imbalannya. Tentu saja, penilaian ini bisa meningkatkan reputasi perusahaan Anda. Dengan begitu, calon pelanggan atau mitra bisnis merasa bahwa bisnis Anda lebih unggul dibandingkan kompetitor yang sudah mereka riset sebelumnya.

Mencegah Terjadinya Kerugian Material

Menerapkan sistem keamanan memadai untuk dokumen digital bisa mencegah terjadinya kerugian material. Sebagai contoh, Anda memiliki beberapa dokumen berisi strategi perusahaan dan konsep produk yang akan dirilis. Tanpa disadari, ternyata dokumen tersebut diperjualbelikan oleh orang-orang tak bertanggung jawab kepada kompetitor. Lalu, informasi yang ada di dalamnya dimanfaatkan pesaing Anda untuk berbagai keperluan.

Jika sudah begitu, strategi yang sudah Anda susun tentu tak lagi efektif. Dampak yang lebih buruk, ide produk yang seharusnya bisa meningkatkan penjualan justru mendatangkan denda. Sebab, ide tersebut telah dipatenkan oleh kompetitor. Otomatis, perusahaan Anda akan dianggap meniru dan perlu membayarkan sejumlah uang sebagai gantinya.

Tips Menjaga Keamanan Dokumen Digital

Setidaknya ada enam tips yang bisa Anda terapkan pada bisnis Anda. Penjelasan selengkapnya dapat Anda cermati pada poin-poin berikut ini.

Batasi Pengakses Dokumen Anda

Tips pertama yang bisa Anda lakukan untuk amankan dokumen digital adalah membatasi siapa yang bisa mengaksesnya. Ini bisa jadi upaya pencegahan tersebarnya dokumen digital oleh pihak internal perusahaan Anda. Dengan menerapkan tips ini, setiap karyawan hanya bisa melihat dan mengedit dokumen yang berkaitan dengan pekerjaannya. Selain itu, sistem ini juga mampu mencegah terjadinya salah membuka mau pun mengirim file kepada orang yang membutuhkan.

Edukasi Tim Anda

Selain melatih kemampuan anggota tim terkait dengan pekerjaan, Anda juga perlu memberikan edukasi seputar cara menjaga keamanan data dokumen yang mereka buka. Misalnya, apa saja virus yang bisa menyerang dokumen digital dan dari mana mereka berasal. Selain itu, Anda juga bisa memberikan materi terkait cara menghapus dokumen yang aman. Dengan bekal pengetahuan yang rutin Anda berikan, risiko kebocoran data pun bisa ditekan.

Terapkan Aturan Clean Desk

Inti dari aturan ini adalah jangan biarkan dokumen digital Anda terbuka ketika hendak meninggalkan meja kerja. Sebagai gantinya, Anda harus menutup atau bahkan menguncinya terlebih dahulu. Jadi, tidak akan ada karyawan lain yang bisa mengakses atau mencurinya, saat Anda tidak berada di ruang kerja. Dengan menerapkan aturan ini, Anda juga memiliki kontrol penuh atas dokumen yang sedang Anda kerjakan. Terakhir, jangan lupa matikan perangkat kerja Anda setelah digunakan.

Amankan Dokumen Digital Anda Dengan Password

Sebagai tindak lanjut dari aturan clean desk, Anda perlu tahu cara membuat password yang kuat. Pertama, hindari menggunakan password yang mudah ditebak, misalnya 12345, tanggal lahir, atau pun nama kita sendiri. Kedua, jangan gunakan satu password untuk semua dokumen Anda. Ketiga, pastikan kode keamanan Anda berisi minimal 12 karakter dengan kombinasi huruf besar dan kecil, angka, serta simbol spesial seperti @, #, *, atau %.

Berikutnya, catatlah kode-kode yang telah Anda buat di luar perangkat yang Anda gunakan. Terakhir dan tak kalah penting, gantilah password yang Anda gunakan secara rutin, misalnya sebulan sekali atau tiga bulan sekali. Sebagai tambahan, jika Anda mengelola dokumen pada Microsoft Word, fitur kunci dokumen bisa ditemukan pada menu office button > prepare > encrypt document (untuk versi 2007).

Sementara itu untuk versi yang lebih baru, menu ini bisa Anda temukan pada file > info > protect document > encrypt with password. Lalu, bagaimana untuk dokumen berbentuk pdf? Anda bisa mengunci dokumen tersebut secara online dengan mengunjungi laman Adobe. Lalu, tambahkan dokumen yang ingin Anda kunci. Setelah itu, tetapkan kata kunci dan klik set password. Tunggu beberapa saat dan unduh dokumennya.

Gunakan Fitur Document Tracking

Untuk keamanan yang lebih baik, Anda perlu menggunakan sebuah sistem yang memiliki fitur ini, misalnya Arvis SmartDoc dan Google Docs. Dengan adanya fitur ini, Anda bisa memantau, siapa saja yang mengakses dokumen, kapan akses tersebut dilakukan, serta apa saja yang dirubah dari dokumen tersebut. Jadi, keamanan dokumen digital Anda jadi lebih terjamin karena transparansi informasi yang disediakan.

Cadangkan Dokumen Anda

Tips terakhir ini juga patut Anda perhatikan dalam mengamankan dokumen digital. Mencadangkan dokumen bisa bantu Anda ketika hal tak diinginkan terjadi pada dokumen digital, misalnya terinfeksi virus. Untuk mempermudah proses pencadangan, Anda bisa memanfaatkan sistem penyimpanan cloud. Melalui sistem ini, Anda bisa mengelola setiap dokumen dengan praktis.

Demikian pembahasan mengenai tips menjaga keamanan dokumen digital yang penting Anda tahu. Untuk menjaga keamanan dokumen tersebut, Anda bisa mengimplementasikan enam tips di atas, mulai dari membatasi akses pengguna sampai dengan mencadangkan setiap dokumen yang Anda miliki pada penyimpanan cloud. Dengan menerapkan tips ini, bisnis Anda bisa terhindar dari sejumlah kerugian, misalnya kerugian material hingga kehilangan reputasi atau kepercayaan.

Ragu Dengan Keamanan Dokumen Digital Anda? Sistem Ini Bisa Jadi Solusinya!

Untuk menunjang performa bisnis, Anda perlu memiliki sebuah sistem pengelolaan dokumen yang aman dan mudah digunakan. Sebagai rekomendasi, Anda patut mencoba SmartDoc Arvis. Dengan perangkat lunak ini, Anda bisa membatasi siapa saja yang mampu mengakses sebuah dokumen dan memantau aktivitas di dalamnya melalui document tracking. Jadi, Anda tak lagi perlu khawatir dengan keamanan dokumen digital tersebut.

Selain itu, Anda juga bisa membuat berbagai dokumen bisnis secara cepat. Sebab, SmartDoc Arvis menyediakan ratusan template dokumen bisnis yang bisa Anda gunakan. Setelah selesai dibuat, dokumen tersebut akan tersimpan pada satu sistem berbasis cloud. Artinya, Anda bisa mengakses setiap dokumen kapan pun dan di mana pun selagi memiliki jaringan internet. Tertarik mencoba SmartDoc Arvis? Informasi lebih lanjut bisa Anda dapatkan melalui nomor WhatsApp ini atau formulir ini.