Sebuah perusahaan, institusi, atau organisasi seringkali menggunakan banyak sistem dalam aktivitas bisnis mereka. Sistem yang digunakan pada setiap divisi pun berbeda-beda tergantung kebutuhan. Masalah muncul ketika suatu divisi membutuhkan data dari divisi lain namun terkendala banyak hal. Nah, integrasi sistem bisa menjadi solusi untuk mengatasi hal tersebut.
Insight Arvis dalam pembahasan kali ini ingin mengajak Anda mengenal lebih jauh tentang integrasi sistem dan juga metode yang digunakan. Cari tahu juga mengapa integrasi sistem begitu penting untuk bisnis dengan membaca penjelasan lengkapnya berikut ini.
Apa Itu Integrasi Sistem?
Sudah sangat umum jika suatu perusahaan, institusi, atau organisasi sering menggunakan sistem dengan komponen yang berbeda-beda. Namun seiring dengan berkembangnya fungsi bisnis, muncul kesulitan untuk bekerja sama dan berbagi data dengan semua sistem yang berbeda-beda tersebut. Salah satu cara yang diterapkan untuk mengatasinya adalah dengan melakukan integrasi sistem.
Integrasi sistem merupakan sebuah cara untuk menghubungkan antar sistem yang Anda gunakan. Tujuannya yaitu agar pertukaran data yang ada dalam setiap sistem dapat dilakukan dengan mudah saat dibutuhkan. Lalu bagaimana integrasi sistem dilakukan?
Metode Integrasi Sistem
Ada berbagai metode atau “connectors” yang bisa digunakan untuk mencapai konektivitas antar sistem yang terpisah. Berikut ini beberapa “penghubung” yang bisa dipilih untuk menghubungkan antar sistem dan memungkinkan pertukaran data:
1. Application Programming Interface
Metode yang paling umum dan banyak digunakan untuk integrasi sistem adalah Application Programming Interface atau API. API memungkinkan dua komponen sistem untuk saling berkomunikasi dan bertukar data secara real time. Cara yang satu ini sebenarnya sudah banyak digunakan dalam aktivitas sehari-hari namun penggunanya terkadang tidak menyadarinya.
Contoh penggunaan API yaitu ketika Anda mengecek keadaan cuaca hari ini menggunakan smartphone yang Anda miliki. Sistem di smartphone Anda “berkomunikasi” dengan sistem BMKG yang berisi data cuaca harian melalui API. Hasilnya adalah data kondisi cuaca terbaru yang ditampilkan di ponsel Anda.
2. File Transfer Protocol
Dilansir dari halaman Hostinger, File Transfer Protocol atau FTP digunakan untuk berkomunikasi dan mentransfer file antar komputer pada jaringan TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol), alias internet. Pengguna, yang telah diberikan akses, dapat menerima dan mentransfer file di server FTP. Contoh sederhana dari FTP adalah electronic mail atau e-mail.
3. Middleware
Metode integrasi sistem yang ketiga yaitu dengan menggunakan middleware. Middleware adalah lapisan perangkat lunak tersembunyi yang menyatukan sistem, aplikasi, layanan, dan perangkat terdistribusi. Ada beragam hal yang bisa dilakukan dengan menggunakan middleware seperti perpesanan, otentikasi, dan manajemen data.
4. Webhook
Juga dikenal sebagai callback HTTP, webhook merupakan pesan real time yang dikirim oleh sebuah sistem ke sistem yang lain saat suatu peristiwa tertentu terjadi. Contohnya yaitu sebuah sistem akuntansi yang menerima pemberitahuan webhook tentang adanya transaksi pembayaran.
5. Electronic Data Interchange
EDI atau Electronic Data Interchange adalah pertukaran informasi bisnis dalam format elektronik standar yang menggantikan dokumen kertas. Pertukaran informasi dalam EDI umumnya terjadi dalam dua cara: koneksi langsung melalui internet atau melalui jaringan nilai tambah (VAN).
Contoh penggunaan EDI yaitu bisnis angkutan truk. Secara konvensional, pemilik bisnis akan mengirimkan data berupa status pengiriman dan informasi lain seperti jumlah paket, berat, dan juga dimensi melalui surat biasa kepada klien. Seseorang kemudian perlu memeriksa surat tersebut, membuka, dan mengonfirmasi bahwa datanya benar, lalu mentransfer semua datanya kembali. Dengan menggunakan EDI, semua hal tersebut dapat dilakukan secara otomatis.
Mengapa Integrasi Sistem Itu Penting?
Pentingnya integrasi sistem bagi proses bisnis suatu perusahaan, institusi, atau organisasi tidak terlepas dari banyaknya keuntungan yang akan didapatkan. Berikut ini beberapa keuntungan menghubungkan antar sistem yang Anda gunakan:
1. Meningkatkan produktivitas
Integrasi sistem memungkinkan kontrol terpusat atas aktivitas sehari-hari dari bisnis Anda, sehingga efisiensi seluruh alur kerja dapat tercapai. Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat karena semua tim Anda dapat menggunakan semua aplikasi dan data yang mereka butuhkan dari satu titik masuk.
2. Keakuratan data
Data yang diperbarui di semua komponen sistem secara bersamaan menjadi lebih akurat dan terpercaya. Hal ini tentunya juga membantu Anda untuk menjaga semua departemen agar tetap berjalan pada satu jalur yang sama.
3. Pengambilan keputusan yang lebih cepat
Integrasi sistem membantu menyatukan semua data dalam satu wadah, sehingga Anda dapat dengan mudah melakukan analisis. Anda tidak perlu lagi untuk mengunduh dan mengekspor data secara manual. Pengambilan keputusan atau langkah selanjutnya pun bisa lebih cepat atau segera dilakukan.
4. Efektivitas biaya
Adanya integrasi sistem tentunya juga mempengaruhi biaya yang akan Anda keluarkan. Integrasi sistem membutuhkan biaya yang lebih rendah daripada mengganti semua bagian yang terputus dengan sistem tunggal yang baru. Anda juga tidak perlu melakukan proses implementasi infrastruktur komputer baru yang rumit yang biayanya juga tidak sedikit.
5. Efisiensi waktu
Keuntungan lainnya dengan melakukan integrasi sistem yaitu efisiensi waktu. Ketika sistem-sistem yang Anda gunakan sudah terhubung satu sama lain, Anda bisa menghemat waktu untuk merekap data. Semua fungsi bisnis pun akan berjalan dengan semestinya dan juga tepat waktu.
Artikel Terkait: API vs FTP : Mana Yang Terbaik Untuk Mengelola Data Akuntansi?
Kebutuhan Sistem dengan Kemudahan Bertukar Data? Segera Konsultasikan dengan Arvis!
Anda sudah mengetahui apa itu integrasi sistem, apa saja metode yang digunakan untuk menghubungkan sistem, dan pentingnya integrasi sistem bagi bisnis Anda. Jika Anda mengalami masalah serupa dimana Anda membutuhkan data dari sistem yang berbeda namun tidak ingin membuang lebih banyak waktu dan tenaga, Anda bisa berkonsultasi dengan Arvis.
Arvis merupakan salah satu software house terbaik di Indonesia yang memiliki layanan pengembang software. Selain mengembangkan software sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda, Arvis juga menerapkan integrasi sistem dengan API dan FTP. Bersama Arvis, Anda bisa mengakses data dengan mudah secara real time tanpa membuang lebih banyak waktu dan biaya.
Hubungi tim Arvis segera lewat nomor WhatsApp ini jika Anda tertarik dengan layanan pengembang software dari Arvis. Kebutuhan sistem dengan kemudahan bertukar data? Konsultasikan segera dengan Arvis!
