Salah ketik adalah kondisi di mana seseorang melakukan kesalahan dalam menuliskan atau mengetikkan suatu kata. Masalah ini sering kita jumpai di mana pun, mulai dari buku, dokumen bisnis, iklan di internet, caption pada sosial media, hingga obrolan pesan singkat. Melansir Liputan6, salah ketik bisa terjadi ketika seseorang lebih fokus terhadap tulisannya secara umum, misalnya menggabungkan kata demi kata dibanding memikirkan urutan abjad dari kata yang ditulis.
Lalu, apa dampak salah ketik bagi bisnis Anda? Jika dihubungkan dengan bisnis, kesalahan ini kerap kali terjadi dalam pembuatan dokumen-dokumen bisnis. Misalnya, kesalahan menulis nama atau bahkan nominal. Bayangkan saja, jika kesalahan penulisan nominal terjadi, maka kerugian material tak dapat dihindari.
Seberapa Berdampak Kah Salah Ketik Terhadap Bisnis Anda?
Selain dapat menimbulkan kerugian material seperti disebutkan sebelumnya, salah ketik dapat menyebabkan turunnya kredibilitas atau kepercayaan seseorang terhadap bisnis Anda. Ini karena seseorang bisa saja menilai bahwa perusahaan Anda ceroboh dan tidak detail dalam mengerjakan suatu dokumen. Jika sudah begitu, bagaimana mereka akan percaya?
Tak sampai di situ, kesalahan ketik dapat membuat bisnis Anda terhambat. Sebab, pihak yang membaca dokumen yang salah ketik bisa jadi tidak memahami apa yang Anda maksudkan. Untuk mencegah dampak negatif tersebut, baiknya Anda menyimak beberapa cara mengatasi salah ketik berikut.
Cara Atasi Salah Ketik Pada Dokumen Bisnis
Ada banyak cara yang dapat Anda tempuh untuk mengatasi masalah yang satu ini. Agar lebih singkat dan mudah dipahami, penulis merangkumnya ke dalam enam cara berikut.
Fokus Pada Satu Pekerjaan
Salah satu penyebab salah ketik adalah banyaknya hal yang dikerjakan dalam satu waktu. Ini karena setiap kali berganti aktivitas, secara otomatis otak memulai kembali proses untuk fokus. Memang, pekerjaan kantor yang harus Anda kerjakan tidaklah sedikit. Namun, usahakan untuk membuat skala prioritas dalam mengerjakan sesuatu. Urutkan dari yang paling penting dan mendesak hingga yang bisa ditunda. Setelah itu, fokuslah untuk mengerjakan satu pekerjaan hingga tuntas. Cara ini mungkin tidak mencegah terjadinya salah mengetik, tetapi setidaknya dapat mengurangi terjadinya kesalahan.
Memberi Jeda Untuk Membaca Ulang
Sama halnya dengan tubuh, otak Anda juga akan lelah setelah mengerjakan sebuah pekerjaan. Karenanya, cobalah untuk beristirahat dan menjauhkan diri Anda dari apa yang sudah Anda kerjakan. Lalu, kembalilah untuk mengoreksi pekerjaan Anda setelah beberapa jam atau bahkan hari. Ini akan membuat pikiran Anda lebih jernih sehingga fokus dan konsentrasi dapat terjaga dengan baik. Akhirnya, pandangan baru terhadap pekerjaan Anda sebelumnya dapat muncul. Jika terus memaksakan diri untuk bekerja, besar kemungkinan terjadinya salah mengetik.
Cetak Dokumen Anda
Cara ini bisa dibilang unik namun efektif bagi sebagian orang. Bisa jadi, Anda adalah salah satunya. Mencetak dokumen dapat menciptakan suasana baru bagi Anda dalam melakukan pengecekan tulisan. Selain itu, kebanyakan orang dapat menemukan lebih banyak kesalahan ketik saat mereka membacanya dalam bentuk fisik. Ungkapan tersebut sebagaimana dikutip Glints dari laman Quicky and Dirty Tips. Jadi, tidak ada salahnya untuk mencoba langkah ini ketika pengecekan melalui layar monitor tidak menemui kesalahan.
Artikel terkait: Marak Banjir, Ini Cara Menyimpan Dokumen Bisnis Agar Tak Rusak
Baca Dokumen Dari Belakang Ke Depan
Selain mencetak dokumen, membacanya dari belakang ke depan bisa jadi variasi lain bagi Anda dalam melakukan pengecekan pengetikan dokumen. Ini dapat Anda lakukan dengan membaca kata per kata dari bagian akhir sebuah kalimat hingga bagian awal kalimat. Cara ini dapat membantu Anda lebih fokus pada urutan abjad sebuah kata dibanding makna kalimatnya. Dengan demikian, kesalahan pengetikkan bisa lebih mudah ditemukan.
Manfaatkan Alat Pengecek Ejaan
Kemajuan zaman membuat segalanya menjadi mudah dan cepat. Salah satu produk kemajuan tersebut adalah alat pengecek ejaan tulisan. Selain dapat mengoreksi kesalahan penulisan kata, alat ini juga dapat menyarankan Anda ketika ada tanda baca yang kurang sesuai. Ada dua pilihan alat gratis yang dapat Anda coba. Jika Anda perlu mengecek tulisan berbahasa Inggris, Grammarly patut Anda pertimbangkan. Namun, jika dokumen Anda berbahasa Indonesia, maka Anda bisa menjajal aplikasi Sipebi, aplikasi pemeriksa ejaan yang dikeluarkan Badan Bahasa 28 Oktober tahun lalu.
Minta Bantuan Orang Lain Untuk Mengecek
Secanggih apa pun sebuah alat, tetaplah memiliki kekurangan. Alat pemeriksa ejaan tidak dapat mendeteksi kesalahan penulisan nominal pada dokumen Anda. Lalu, tidakkah cukup dengan menggunakan alat dan mengeceknya sendiri? Ketika mengoreksi tulisan sendiri, Anda bisa saja mengabaikan kesalahan ketik karena otak sudah memahami makna yang ingin Anda sampaikan. Ini sebagaimana disampaikan oleh Norcal-group. Berbeda dengan orang lain. Mereka hanya akan memahami makna tulisan ketika penulisan katanya tidak mengalami kesalahan. Untuk itu, Anda perlu orang lain untuk membantu proses pengecekan.
Untuk mempermudah proses pengecekan bersama, Anda dapat mempertimbangkan sistem manajemen dokumen yang menyediakan fitur multi-level approval, seperti Arvis SmartDoc. Multi-level approval adalah fitur yang digunakan untuk menyetujui sebuah dokumen secara bertingkat sebelum siap digunakan. Di dalamnya, terdapat beberapa orang yang akan melakukan pengecekan, misalnya kepala divisi dan manajer.
Artikel terkait: Pengelolaan Dokumen Kantor Semakin Mudah Dengan SmartDoc Arvis
Apa hubungan persetujuan dengan pengecekan ulang? Tentunya, sebelum menyetujui sebuah dokumen, seseorang akan mengecek isinya. Secara otomatis, ini sama dengan melakukan cek ulang dokumen. Ketika ada hal yang perlu diperbaiki, pengoreksi dapat meninggalkan catatan agar proses perbaikan berjalan lancar.
Itulah beberapa cara mengatasi kesalahan mengetik yang dapat Anda implementasikan pada bisnis Anda. Salah ketik merupakan hal yang kerap terjadi namun dapat dicegah agar tidak berdampak buruk di lain hari. Setelah membaca cara-cara di atas, manakah yang paling membantu? Jika Anda memerlukan sistem manajemen dokumen yang menyediakan fitur multi-level approval, Anda patut mempertimbangkan Arvis SmartDoc. Jika belum yakin dengan kemudahan yang Arvis SmartDoc tawarkan, Anda dapat menjadwalkan demo produk dengan tim kami melalui tombol berikut atau berkomunikasi langsung melalui kontak kami.
