Kop surat atau juga akrab disebut kepala surat adalah bagian dari sebuah dokumen resmi yang berfungsi sebagai identitas sebuah perusahaan yang mengirimkan surat. Biasanya, ini akan Anda temui pada bagian atas beberapa jenis dokumen, seperti surat, laporan, mau pun perjanjian. Karena terletak di bagian atas sebuah dokumen resmi, kop surat menjadi komponen pertama yang dilihat oleh penerimanya.
Artinya, keberadaan kop memegang peran penting dalam menciptakan nilai positif dari pihak penerimanya. Jika Anda memperhatikan pembuatan kop surat dengan baik, maka calon pelanggan akan menilai bahwa perusahaan Anda benar-benar peduli terhadap kualitas. Akhirnya, penilaian ini akan menimbulkan rasa percaya bagi pihak penerima dokumennya.
Bagian-Bagian Kop Surat
Setelah memahami apa itu kepala surat, ini saatnya mempelajari bagian-bagian dari kepala surat. Ini perlu Anda ketahui sebelum dapat mempraktikkannya pada dokumen bisnis Anda. Merangkum beberapa sumber di internet, kop surat memiliki beberapa bagian, seperti nama perusahaan atau instansi, jenis usaha yang dijalankan, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, dan website perusahaan.
Dalam menuliskan isi kop surat, Anda perlu memperhatikan kapitalisasi huruf serta urutan informasi yang ingin Anda muat. Sebagai pilihan, gunakan huruf kapital pada setiap awal kata atau buatlah setiap huruf menjadi kapital, kecuali pada bagian alamat dan kontak perusahaan. Sementara dari urutan, letakkan nama perusahaan di bagian awal disusul jenis usaha hingga kontak perusahaan.
Pentingnya Kop Surat Bagi Perusahaan
Selain menimbulkan kesan baik bagi penerimanya, kop surat juga memiliki sejumlah manfaat lain sebagaimana dirangkum di bawah ini.
Meningkatkan Kredibilitas Dokumen
Penggunaan kop surat pada dokumen dapat membuat pesan di dalamnya tampak penting dan profesional. Ini akan membuat penerimanya merasa yakin dengan apa yang tertulis di dalamnya. Selain itu, penerima tidak akan merasa bingung karena kop menunjukkan siapa yang membuat dokumen tersebut atau dari mana dokumen tersebut berasal.
Bayangkan saja, jika Anda menerima dokumen dari sebuah perusahaan namun tidak ada informasi apa pun tentang perusahaan tersebut di dalamnya. Apakah Anda akan membaca isinya? Mungkin saja. Namun, tidak dengan mempercayai isinya.
Artikel terkait: Hati-Hati, Salah Ketik Dokumen Bisnis Bisa Sebabkan Masalah Ini
Meningkatkan Awareness Perusahaan
Meskipun bagian terpenting dari sebuah dokumen adalah isinya, namun kepala surat juga penting untuk perusahaan Anda. Dalam hal ini, kepala surat akan membantu bisnis Anda semakin dikenal oleh pembaca. Jadi, cara meningkatkan awareness perusahaan tidak selalu dengan memanfaatkan sosial media.
Bagaimana cara kop surat meningkatkan awareness perusahaan Anda? Misalnya, dengan mencantumkan jenis bisnis Anda pada kepala surat, pembaca semakin paham bisnis apa yang Anda jalankan. Selain itu, Anda juga dapat menyampaikan pesan perusahaan pada pembaca dokumen lewat desain dan warna logo Anda.
Mempermudah Komunikasi
Selain sebagai informasi pengirim atau pembuat dokumen, kepala surat juga dapat dijadikan sebagai jalan untuk pembaca berkomunikasi dengan perusahaan Anda. Selain itu, mereka dapat menyesuaikan di mana kah mereka akan menghubungi Anda, misalnya lewat telepon atau email.
Pun ketika mereka ingin mencari lebih banyak informasi tentang perusahaan atau produk yang Anda tawarkan. Pembaca dokumen dapat langsung mengunjungi alamat website yang tertera pada kop surat Anda. Ini tentu memudahkan mereka untuk menjangkau perusahaan Anda apabila membutuhkan informasi tertentu.
Contoh Kop Surat Yang Baik
Setelah membahas bagian-bagian dari kepala surat, ini saatnya untuk mengamati contoh kepala surat yang baik dan benar. Tujuannya, agar Anda nantinya dapat memaksimalkan pembuatannya. Agar lebih mudah memahaminya, simak beberapa contoh kop surat yang ada di bawah ini.
Java Anima Darmaja
Kop pertama milik perusahaan Java Anima Darmaja. Pada bagian kiri, perusahaan ini menambahkan logo perusahaan dengan warna oranye dan biru. Adanya logo berwarna ini dapat menarik perhatian penerima surat sehingga akhirnya akan membaca informasi yang ada di sekitarnya. Beranjak ke sebelah kanan logo, perusahaan ini memilih untuk membuat setiap huruf nama perusahaan menjadi kapital.
Di bawah nama perusahaan, JAD menambahkan jenis perusahaanya, yaitu perusahaan yang bergerak di bidang teknologi informasi.Turun ke bawah kop, penerima dokumen dapat menemukan di mana perusahaan tersebut berdiri. Pada bagian akhir, perusahaan ini menyediakan kontak yang dapat dihubungi mau pun website yang dapat calon pelanggan kunjungi. Melihat isinya, kop surat di atas memiliki komponen yang lengkap.
Nassiakarya
Contoh berikutnya adalah kop milik CV Nassiakarya. Pada bagian nama perusahaan, kop ini menggunakan huruf kapital dengan warna yang berbeda dengan lainnya. Meskipun berbeda, pemilihan warna teks masih sesuai dengan warna logo perusahaan di sebelah kiri, yaitu biru dan merah. Beralih ke bagian bawah nama perusahaan, ada sedikit perbedaan dibandingkan kop sebelumnya.
Jika kop sebelumnya menggunakan jenis perusahaan, maka kop ini menggunakan produk yang mereka tawarkan. Ini dapat menjadi variasi penulisan kop surat karena akan lebih to the point tentang apa yang perusahaan ini tawarkan. Sama lengkapnya dengan kop milik JAD, kop CV Nassiakarya turut mencantumkan lokasi perusahaan lengkap dengan pilihan kontak yang dapat calon pelanggan hubungi.
Patria Tujuh Petala
Kop selanjutnya milik PT Patria Tujuh Petala. Pada bagian kiri atas, Anda dapat menemukan logo perusahaan dengan warna biru dan merah. Warna ini juga mereka gunakan pada font nama perusahaan dan juga jenis bisnis yang mereka jalankan. Untuk jenis perusahaan, perusahaan ini memilih untuk mencantumkan secara lengkap pada bidang apa saja mereka bergerak.
Berlanjut ke bagian bawah kop surat, Anda dapat mengetahui di mana perusahaan ini berada. Untuk dapat berkomunikasi dengan PT Patria Tujuh Petala, Anda dapat memilih salah satu kontak yang mereka sediakan. Meskipun tidak menambahkan alamat website, setidaknya mereka mencantumkan email untuk keperluan komunikasi di luar telepon.
Cakratourpro
Selanjutnya ada kop surat milik perusahaan tour and travel, yaitu Cakratourpro. Secara tampilan penulisan kop, perusahaan ini terbilang berani untuk memilih jenis font yang berbeda-beda. Serupa dengan dua kop surat sebelumnya, warna biru dan merah masih menjadi pilihan pada penulisan nama perusahaan dan jenis perusahaan.
Menuju bagian bawah Cakratourpro menyediakan alamat website yang pembaca bisa kunjungi. Mengingat perusahaan ini bergerak di bidang tour and travel, keberadaan website mutlak diperlukan sehingga pembaca dokumen dapat mengetahui informasi lengkap terkait paket liburan mereka tawarkan.
Aluzindo Paduan Mulia
Perusahaan terakhir ini bergerak di bidang manufaktur, yaitu PT Aluzindo Paduan Mulia. Pada bagian kiri kop surat, perusahaan ini menggunakan logo yang sederhana dengan warna merah. Pun dengan penulisan informasinya, mereka memilih penggunaan satu warna pada font-nya. Serupa tapi tak sama, kop surat ini juga memiliki komponen yang hampir sama dengan beberapa kop sebelumnya.
Hanya saja, pada bagian kanan kop , Anda akan menemukan beberapa logo sertifikasi yang menunjukkan kualitas perusahaan. Dengan menambahkan logo tersebut pada kop, kepercayaan pembaca atau calon pelanggan tidak akan sulit didapatkan.
Itulah beberapa penjelasan terkait pentingnya kop bagi sebuah perusahaan beserta dengan contohnya. Secara umum, kop surat yang baik perlu mencantumkan logo, nama, jenis usaha, alamat, nomor telepon, dan email. Namun, alangkah baiknya, Anda menambahkan alamat website perusahaan pada pada kop surat.
Artikel terkait: Baru Merintis Bisnis? Cobalah Bangun Web Agar Makin Kredibel
Meskipun telah memiliki kop surat masing-masing, terkadang pelaku bisnis merasa kurang efisien ketika harus memasukkan kop surat satu per satu untuk setiap dokumen yang dibuat. Belum lagi mengatur tata letaknya. Proses sederhana berujung memakan waktu yang lama. Menjawab tantangan tersebut, Arvis hadir dengan sistem pengelolaan dokumennya, bernama SmartDoc Arvis.
Dengan SmartDoc Arvis, Anda hanya perlu menambahkan kop surat Anda ke dalam sistem satu kali saja. Sekarang, Anda tidak lagi perlu menempelkannya satu per satu karena semuanya bisa diotomasi. Untuk menunjang produktivitas bisnis Anda, SmartDoc Arvis juga memungkinkan Anda untuk membuat, mengedit, dan menyimpan dokumen dalam satu wadah terpusat. Tertarik mencoba fitur fungsional yang SmartDoc Arvis tawarkan? Segera jadwalkan demo produk dengan tim kami melalui formulir ini atau kirimkan pesan Anda melalui tombol berikut.
