Manajemen Kearsipan Modern, Apa Benefitnya Untuk Bisnis?

Manajemen kearsipan modern adalah proses membuat, menata, dan mengamankan arsip atau dokumen dengan memanfaatkan fitur teknologi informasi sehingga dokumen dapat dicari dan digunakan dengan cepat serta disimpan dengan aman. Jenis dokumen yang diproses pun tidak hanya yang berbentuk digital atau dibuat melalui perangkat elektronik, tetapi juga dokumen fisik yang didigitalkan.

Seiring berjalannya waktu, dokumen yang dihasilkan sebuah perusahaan akan semakin banyak. Apabila tidak dikelola dengan baik, maka proses pencarian dokumen akan berlangsung lama. Bayangkan, suatu ketika Anda memerlukan sebuah dokumen untuk menentukan strategi perusahaan tetapi butuh waktu lama untuk menemukan dokumen tersebut. Ketika itu terjadi, maka Anda harus menunda proses penentuan strategi. Padahal, dengan menunda sesuatu, Anda akan melewatkan satu kesempatan.

Fitur-Fitur Manajemen Kearsipan Modern

Merujuk pada pengertiannya, manajemen kearsipan modern umumnya memiliki sejumlah fitur yang memudahkan penggunanya. Fitur-fitur tersebut di antaranya upload, penyimpanan, pencarian, berbagi, dan akses dokumen. Penjelasan masing-masing fiturnya dapat Anda simak sebagai berikut.

Upload Dokumen

Sebagai awal untuk memindahkan arsip Anda ke sistem kearsipan modern, fitur ini akan sering Anda gunakan. Jenis arsip yang perlu Anda pindahkan adalah dokumen fisik yang didigitalkan atau dokumen digital yang Anda buat di luar sistem kearsipan modern. Biasanya, bentuk arsip yang dapat Anda tambahkan berbentuk doc, docx, atau pdf.

Penyimpanan

Ketika telah berhasil Anda upload, arsip-arsip tersebut akan ditampung dalam penyimpanan yang dapat diakses secara online. Pun ketika Anda membuat dokumen di dalam sistem kearsipan modern, maka hasilnya juga akan tersimpan dalam satu penyimpanan terpusat sehingga mudah untuk diakses.

Pencarian Arsip

Untuk mencari dokumen atau arsip tertentu, Anda hanya perlu menggunakan kolom pencarian. Pada kolom ini, ketikkan kata kunci yang terkait dengan dokumen. Beberapa saat setelahnya, arsip terkait kata tersebut akan muncul.

Berbagi Dokumen

Dokumen yang tersimpan dalam sistem dapat dikirimkan dengan mudah kepada orang yang membutuhkannya secara cepat melalui jaringan internet. Jadi, untuk berbagi arsip tidak lagi butuh waktu lama.

Akses Arsip

Akses untuk setiap arsip pada manajemen kearsipan modern dapat Anda atur untuk orang-orang tertentu. Jadi, tidak semua orang di perusahaan Anda dapat membukanya jika posisi mereka tidak relevan dengan jenis arsip yang ingin dibuka.

Apa Benefit Manajemen Kearsipan Modern Bagi Bisnis Anda?

Berbicara tentang keuntungan atau benefit, secara umum manajemen kearsipan modern memiliki tiga keuntungan, yaitu efisien waktu, terjaganya kondisi dokumen fisik atau arsip, dan hemat biaya.

Efisien Waktu

Ketika menerapkan manajemen kearsipan modern, Anda dapat menemukan dokumen atau arsip yang Anda butuhkan secara cepat. Ini dapat Anda lakukan dengan menggunakan kolom pencarian. Cukup ketikkan kata yang terkait dengan nama dokumen, isi dokumen, atau pun tag yang Anda berikan pada dokumen. Dengan ini, Anda tidak lagi perlu waktu banyak hanya untuk mencari atau membaca sebuah dokumen.

Karena dokumen atau arsipnya Anda tersimpan dalam sistem yang dapat diakses secara online, maka kapan pun dan di mana pun dokumen tersebut dapat Anda akses. Berbeda dengan manajemen kearsipan konvensional. Untuk memperoleh dokumen yang dibutuhkan, Anda perlu pergi ke ruangan arsip terlebih dahulu dan meminta tolong petugas arsip untuk mencari dokumennya. Proses pencarian pun tidak akan secepat manajemen kearsipan modern karena harus berdasarkan kode-kode penamaan tertentu.

Terjaganya Kondisi Dokumen Fisik

Dengan menggunakan manajemen kearsipan modern, Anda akan jarang menggunakan arsip fisik untuk berbagai keperluan bisnis Anda, kecuali untuk kepentingan yang memerlukan dokumen fisik sebagai buktinya. Sebagai gantinya, Anda hanya perlu menggunakan arsip digital yang ada dalam penyimpanan online Anda. Dengan begitu, dokumen fisik akan terjamin dari kehilangan dan kerusakan karena jarang digunakan.

Hemat Biaya

Setiap harinya, perusahaan Anda menghasilkan banyak arsip. Jumlah tersebut akan terus bertambah seiring berjalannya waktu. Ketika ruang penyimpanan arsip perusahaan mulai tidak cukup, tandanya Anda perlu menambahan ruang baru untuk pengarsipan dokumen. Artinya, Anda memerlukan biaya tambahan yang tidak sedikit untuk membuat ruangan pengarsipan baru. Selain itu, untuk mengakses atau merawat arsip konvensional, Anda perlu melibatkan beberapa petugas arsip. Ini artinya Anda perlu mengalokasikan dana untuk para petugas arsip.

Kondisi akan berbeda jika Anda mempertimbangkan penggunaan manajemen kearsipan modern. Karena arsipnya berbentuk digital, Anda tidak memerlukan ruangan besar untuk menyimpannya. Namun, saat sistem penyimpanan mulai penuh, Anda hanya perlu menambah kapasitasnya. Dari segi biaya pun jelas jauh lebih terjangkau. Lebih lanjut, untuk mencari sebuah dokumen pada kearsipan digital, Anda tidak akan memerlukan banyak petugas kearsipan.

Langkah-Langkah Menggunakan Manajemen Kearsipan Modern

Setelah mengetahui fitur dan keuntungan yang akan Anda dapat ketika menggunakan manajemen kearsipan modern, ini saatnya membahas langkah-langkah penerapannya.

Membuat Perencanaan

Sebagai langkah awal, Anda perlu mempertimbangkan setiap aspeknya dengan baik. Ini penting dilakukan ketika akan beralih dari kearsipan konvensional menjadi kearsipan modern. Saat memulai memindahkan tentu tidak semua arsip Anda pindahkan dalam satu waktu. Karenanya, diskusikan prioritas dokumen atau arsip yang perlu dipindahkan terlebih dahulu dengan tim Anda.

Setelah menentukan skala prioritas, Anda juga perlu menentukan siapa dapat mengakses dokumen, siapa yang bertanggung jawab dalam pemindahan arsip ke sistem, dan siapa yang akan mendigitalkan arsip konvensional. Tujuannya, untuk menghindari kesalahpahaman antar anggota tim ketika tidak dapat mengakses sebuah dokumen atau arsip. Jangan lupa untuk menentukan cara penamaan dokumen agar proses pencarian dokumen di lain waktu dapat berjalan dengan efektif.

Memilih Platform Manajemen Kearsipan Modern

Setelah perencanaan pemindahan arsip selesai dilakukan, ini saatnya menentukan platform mana yang akan Anda pilih untuk manajemen kearsipan modern. Ini dapat Anda lakukan dengan membuat daftar nama platform penyedia layanan manajemen kearsipan. Melalui daftar ini, tinjaulah apa saja fitur yang mereka tawarkan. Kemudian, tentukan fitur dari platform mana yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Salah satu alternatif platform manajemen kearsipan modern yang dapat Anda pertimbangkan adalah SmartDoc Arvis.

Di dalamnya, Anda dapat menyimpan arsip-arsip perusahaan dengan aman karena Anda dapat membatasi siapa saja yang dapat melihat sebuah dokumen. Lebih lanjut, karena menggunakan sistem penyimpanan cloud, arsip atau dokumen yang tersimpan di dalamnya dapat Anda akses dengan nyaman dari mana pun dan kapan pun. Agar dokumen atau arsip Anda mudah ditemukan, Anda dapat menambahkan tag untuk setiap dokumen yang ada di dalam sistemnya.

Untuk memindahkan dokumen arsip Anda ke dalam sistem SmartDoc Arvis, Anda dapat menggunakan fitur upload file. Jika membuat dokumen bisnis, Anda tidak lagi perlu menulisnya dari awal karena SmartDoc Arvis menyediakan ratusan template untuk menunjang produktivitas bisnis Anda.

Memindahkan Dokumen Ke Dalam Sistem

Sebuah perusahaan memiliki dua jenis dokumen, yaitu digital dan fisik. Keduannya memiliki perlakuan berbeda ketika akan dipindahkan ke dalam sistem kearsipan modern. Setelah menentukan dokumen mana yang akan dipindahkan, langkah berikutnya adalah mengubah format arsip Anda. Jika Anda masih menggunakan format bawaan Microsoft Word, maka Anda dapat mengubahnya ke dalam pdf atau portable document format.

Melansir nesabamedia.com, format jenis pdf ini memiliki fleksibilitas yang lebih baik dibandingkan format lainnya. Artinya, isi dan tampilan dokumen tidak akan berubah meskipun dibuka dari komputer mau pun handphone. Setelah itu, upload dokumen tersebut ke dalam sistem. Jangan lupa untuk mengganti nama dokumen sesuai dengan format penamaan yang telah Anda tentukan sebelumnya. Untuk membuatnya semakin mudah dicari, penambahan tag dapat Anda lakukan.

Beralih ke jenis dokumen konvensional. Langkah pertama sebelum memindahkannya ke dalam sistem kearsipan modern adalah mendigitalkannya. Ini bisa Anda lakukan dengan pemindai dokumen atau akrab dikenal dengan document scanner. Lakukan pemindaian setiap dokumen dengan teliti dan simpan dalam bentuk pdf, sama halnya dengan dokumen digital. Kemudian, Anda perlu mengunggah dokumen tersebut ke dalam sistem, mengatur penamaan berikut tagnya.

Itulah informasi terkait manajemen kearsipan digital, mulai dari pengertian, fitur, dan langkah menerapkannya. Dengan memanfaatkan teknologi ini, segala proses bisnis berkaitan dengan administrasi dapat berjalan dengan mudah, cepat, dan aman. Jika Anda tertarik untuk mencoba kemudahan software Smartdoc Arvis, Anda dapat menghubungi kami melalui isian formulir ini atau kontak WhatsApp di sini. Jangan tunda ambil keputusan karena dokumen sulit ditemukan. Semakin mudah menggunakan layanan yang kami tawarkan sehingga satu kesempatan tidak akan terlewatkan.