Sales report atau juga dikenal dengan laporan penjualan adalah dokumen yang berisi rangkuman hasil aktivitas penjualan sebuah perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Laporan ini dapat mengindikasikan performa tim penjualan perusahaan Anda. Melansir laman Business News Daily, laporan ini memuat beberapa hal, misalnya berapa banyak produk Anda yang terjual, jumlah lead dan dari mana mereka berasal, revenue atau pendapatan, serta new account.
Laporan penjualan memegang peran penting dalam sebuah perusahaan. Sebab, laporan ini dapat menentukan ke mana arah perusahaan Anda dan bagaimana perusahaan Anda dapat mencapai tujuannya. Karenanya, Anda perlu tahu cara membuat laporan penjualan yang tepat sehingga dapat menghasilkan sejumlah dampak baik bagi perusahaan Anda.
Jadi, Apa Saja Manfaat Laporan Penjualan Bagi Bisnis Anda?
Singkat kata, manfaat pembuatan sales report adalah memudahkan Anda menentukan strategi penjualan berdasarkan data-data yang tersedia. Untuk lebih detailnya, simak informasi berikut ini.
Mengetahui Produk Atau Layanan Favorit Pelanggan Anda
Dengan membuat laporan penjualan, Anda dapat mengetahui produk mana saja dari perusahaan Anda yang menjadi favorit pelanggan. Ini akan membantu Anda memahami selera mereka dengan baik dan menganalisis hal apa yang membuat produk-produk tersebut diminati oleh pelanggan dibandingkan produk lainnya. Nantinya, hasil analisis produk terlaris ini dapat Anda gunakan untuk meningkatkan penjualan produk yang kurang diminati.
Beralih ke segi penyajian, tidak ada batasan khusus dalam menampilkan jumlah produk terlaris. Misalnya ada yang menampilkan lima produk terlaris, sepuluh produk terlaris, dan lain sebagainya sehingga masing-masing perusahaan memiliki caranya sendiri dalam menyajikan datanya. Penyajian ini didasarkan dari seberapa banyak produk tersebut terjual dalam periode tertentu. Semakin banyak terjual, maka semakin tinggi urutan yang didapatkan.
Menemukan Produk Yang Perlu Ditingkatkan
Selain menemukan produk yang paling diminati, laporan penjualan dapat memberikan Anda data produk yang kurang diminati. Dengan mengetahui data ini, Anda dapat mengidentifikasi apa yang salah dari produk dan proses penjualannya. Setelah itu, hasil identifikasi kendala dapat Anda gunakan untuk merumuskan strategi baru agar penjualan produk tersebut meningkat. Agar penentuan strategi menjadi mudah dan efektif, Anda bisa mempertimbangkan penggunaan strategi lama yang masih efektif dengan beberapa penyesuaian.
Misalnya memakai strategi yang diterapkan pada produk dengan penjualan terbaik dan memperbaiki beberapa bagian yang dirasa kurang baik. Cara tersebut bisa saja efektif dalam memperbaiki penjualan produk tersebut. Lebih lanjut, data produk yang kurang diminati dapat membantu Anda menentukan berapa banyak produk tersebut sebaiknya diproduksi untuk menghindari kelebihan persediaan serta mengurangi biaya produksi.
Artikel terkait: Rekomendasi Tools Bisnis Untuk Menghemat Biaya Operasional
Membantu Memahami Kekurangan Dan Kelebihan Tim Penjualan Anda
Selain fokus pada produk, laporan penjualan juga mengindikasikan bagaimana performa tim sales Anda sebagaimana disebutkan di awal. Melalui laporan ini Anda dapat menemukan kekurangan dan kelebihan dari tim penjualan Anda. Tanpa adanya laporan penjualan, Anda akan kesulitan menemukan apa yang salah dari tim penjualan Anda. Ketika mengetahui kekurangan tim penjualan, Anda dapat membantu menemukan cara agar proses penjualan dapat dilakukan dengan lebih baik.
5 Cara Mudah Membuat Laporan Penjualan
Usai mengetahui pentingnya sales report bagi perusahaan Anda, langkah selanjutnya adalah membahas cara membuatnya dengan mudah. Cara lengkapnya dapat Anda simak di bawah ini.
Tetapkan Tujuan Pembuatan Laporan
Setiap perusahaan memiliki banyak data penjualan yang dapat digunakan. Jika harus menyajikannya dalam satu laporan, maka bukan efektivitas yang didapatkan, tetapi kebingungan. Karenanya, Anda hanya perlu memasukkan data-data yang sekiranya dapat membantu tercapainya tujuan bisnis Anda. Jadi, tentukanlah tujuan Anda membuat sales report sebelum mulai menulis laporannya.
Misalnya, Anda ingin mengetahui produk terlaris dari perusahaan Anda. Maka, Anda hanya perlu memasukkan data jumlah pendapatan total, jumlah pendapatan masing-masing produk, total produk terjual, jumlah penjualan masing-masing produk, data pembeli, mau pun strategi apa yang digunakan.
Pahami Siapa Yang Akan Membaca Laporan
Setelah tujuan pembuatan diperoleh, ini saatnya menentukan untuk siapakah laporan penjualan ditujukan. Hal ini penting dilakukan agar informasi yang Anda sajikan relevan dengan pembaca serta dapat dibaca dan dianalisis dengan baik. Misalnya, Anda ingin membuat sales report untuk pimpinan divisi penjualan, maka laporan yang sesuai adalah laporan yang memuat strategi-strategi yang berdampak baik terhadap pendapatan perusahaan.
Hal berbeda terjadi ketika Anda membuat laporan penjualan untuk manajer perusahaan. Untuk membuatnya, Anda hanya perlu fokus pada pelaporan dengan sudut pandang lebih umum atau besar, misalnya bagaimana pendapatan perusahaan secara keseluruhan. Sebab, manajer perusahaan memiliki sederet hal yang perlu ditangani di luar membaca laporan yang Anda buat. Ketika laporan yang Anda sajikan tidak relevan atau terlalu detail, maka urusan bisnis lainnya akan terganggu.
Mengumpulkan Data Laporan
Pada tahap ini Anda akan mulai memasuki proses pengerjaan laporan. Ingatlah untuk memasukkan data yang relevan. Guna membantu pengumpulan data, Anda dapat menuliskan daftar data yang mungkin Anda perlukan dan fokus untuk menganalisis masing-masing datanya. Kumpulkan data dengan teliti dan pastikan data yang Anda masukkan sudah sesuai dengan periode laporan Anda.
Kesalahan mengumpulkan data berujung pada kesalahan menentukan strategi. Karenanya, Anda perlu mengaudit data-data yang ada pada sistem Anda secara berkala. Membahas tentang periode data, menurut laman Bit.Ai, Anda bisa mengumpulkan data dari dua periode berbeda, yaitu data terkini dan data periode sebelumnya. Kemudian, Anda bisa membandingkan keduanya dan menganalisis perbedaannya.
Baca juga: Strategi Pengembangan Usaha Yang Mudah Diaplikasikan
Visualisasikan Data Ke Dalam Gambar
Tak dapat dipungkiri, pembaca laporan pun akan merasa bosan jika hanya membaca angka-angka di dalam tabel untuk waktu yang lama. Untuk mengatasinya, Anda dapat memvisualisasikan data-data laporan ke dalam diagram garis, diagram batang, atau pun diagram lingkaran. Selain digunakan untuk menghindari kebosanan, visualisasi data dapat memudahkan pembaca memahami data yang disajikan. Misalnya saja data kenaikan atau penurunan penjualan.
Anda dapat menggunakan diagram garis untuk menggambarkannya. Ini akan lebih mudah dipahami karena pembaca hanya perlu memperhatikan apakah garis diagram itu naik atau turun. Berbeda dengan tabel berisi angka. Jika pembaca tidak fokus memahami angkanya maka kesalahan baca bisa terjadi. Selain diagram garis, Anda juga dapat memanfaatkan diagram lingkaran untuk menggambarkan kontribusi penjualan masing-masing produk Anda terhadap pendapatan perusahaan.
Berikan Penjelasan Beserta Analisis Anda Untuk Masing-Masing Data
Ketika melihat adanya suatu penurunan pada sales report, pembaca seringkali bertanya mengapa itu bisa terjadi? Karenanya, berikan penjelasan yang menjawab model pertanyaan ‘mengapa’ untuk setiap data yang Anda laporkan. Sebagai contoh, penjualan produk A sedikit mengalami penurunan dibandingkan periode sebelumnya. Lalu, Anda memberikan penjelasan bahwa penurunan terjadi karena pengaruh cuaca yang menyebabkan suplai bahan baku menurun.
Dengan demikian, pembaca dapat menentukan keputusan yang akurat tanpa adanya kebingungan. Lebih lanjut, Anda perlu menambahkan analisis Anda terhadap data yang Anda laporkan. Jika mengambil contoh penurunan angka penjualan, Anda bisa memberikan solusi untuk mengatasinya. Secara tidak langsung, solusi Anda akan menambah referensi pembaca dalam merumuskan strategi baru ke depannya.
Itulah lima cara membuat laporan penjualan atau sales report yang bisa Anda terapkan. Untungnya, saat ini sudah ada alat bantu (software) yang dapat memudahkan Anda untuk pembuatan laporan penjualan, termasuk dalam hal mengubahnya ke dalam bentuk infografis sehingga kendala pembuatan laporan penjualan dapat diatasi dengan baik. Salah satu software tersebut adalah Customer Relationship Management Arvis. Untuk memperoleh visualisasi data di dalamnya, Anda hanya perlu meng-input data-data penjualan Anda. Secara otomatis, data tersebut akan berubah ke dalam bentuk infografis. Dengan demikian, Anda hanya perlu fokus untuk menjelaskan isi dari gambar visual yang Anda presentasikan. Berminat mencobanya? Hubungi tim kami melalui nomor berikut atau buat jadwal demo produk bersama kami lewat isian formulir ini.
