Setiap harinya, perusahaan beroperasi untuk mencapai tujuannya. Saat itu pula, ada banyak hal yang terjadi dan perlu untuk dicatat dan dilaporkan dengan baik kepada pihak yang membutuhkan. Karena itulah, kita mengenal adanya laporan, yang berisi catatan detail tentang suatu hal yang sudah ada sebelumnya. Jika berbicara tentang laporan, ada banyak sekali jenisnya. Salah satu jenis laporan adalah laporan berkala atau juga dikenal sebagai laporan periodik.
Laporan berkala adalah dokumen yang dibuat oleh sebuah perusahaan untuk melaporkan informasi terbaru secara rutin, misalnya harian, mingguan, bulanan, mau pun tahunan. Beberapa hal yang dilaporkan misalnya kegiatan operasional perusahaan, proyek, departemen, dan lainnya.
Benefit Membuat Laporan Berkala
Ketika Anda membuat laporan berkala ada sejumlah kemudahan yang akan Anda dapatkan seperti mengetahui kinerja perusahaan, memudahkan proses analisis, dan memungkinkan pembaca melakukan perbandingan. Untuk penjelasan lengkap masing-masing poinnya dapat Anda simak di bawah ini.
Mengetahui Bagaimana Kinerja Perusahaan Anda
Dengan mengamati laporan berkala, Anda dapat mengetahui bagaimana hasil dari penerapan strategi bisnis Anda. Ketika hasil yang ada pada laporan menurun dibanding laporan sebelumnya, berarti Anda perlu merumuskan strategi baru. Selain itu, Anda juga dapat mengamati bagian mana dari bisnis Anda yang perlu diperbaiki dengan adanya laporan berkala ini.
Artikel terkait: Ingin Tingkatkan Efektivitas Kerja? Otomatisasi Dokumen Saja
Memudahkan Anda Melakukan Analisis
Laporan periodik membuat Anda tahu apa yang sedang terjadi pada perusahaan atau pun proyek yang Anda jalani. Artinya, Anda dapat mengetahui juga bagaimana tren yang ada di perusahaan Anda serta bagaimana perubahannya. Misalnya, bulan kemarin produk A menjadi yang paling diminati konsumen pada perusahaan Anda. Ternyata, di bulan berikutnya, produk B yang menjadi favorit.
Memungkinkan Anda Melakukan Perbandingan
Karena dibuat secara rutin, maka setiap laporan berkala yang diterbitkan akan membawa pembaruan data dari laporan yang sebelumnya ada. Dengan demikian, Anda dapat membandingkan data laporan yang baru dengan data laporan lama untuk berbagai keperluan bisnis Anda.
Ketika membandingkan laporan, Anda hanya bisa menggunakan laporan dengan periode yang sama. Misalnya laporan penjualan bulan sebelumnya dengan bulan sekarang. Berbeda dengan laporan yang hanya dibuat ketika dibutuhkan, mereka tidak dapat dibandingkan karena periodenya bersifat tidak pasti.
Cara Membuat Laporan Berkala
Berlanjut ke cara membuatnya, setidaknya ada delapan langkah yang perlu Anda tempuh untuk membuat sebuah laporan berkala. Penjelasan dari masing-masingnya dapat Anda simak selengkapnya di bawah ini.
Mengumpulkan Data Dan Informasi Yang Dibutuhkan
Sebelum menulisnya, Anda perlu mengumpulkan segala hal yang Anda perlukan. Ini agar laporan yang akan Anda buat kredibel dan lengkap isinya. Untuk mengumpulkan data, Anda perlu membuat perencanaan yang baik karena proses ini tidak mungkin Anda lakukan dalam satu hari.
Beberapa data yang Anda perlukan, misalnya performa perusahaan, keadaan terbaru perusahaan, masalah yang dihadapi pada periode tertentu, dan aktivitas apa yang sudah tercapai dan belum tercapai.
Mulailah Laporan Berkala Anda Dengan Rangkuman
Sebelum membahas lebih jauh data-data laporan, Anda perlu menuliskan rangkuman singkat dari data tersebut. Misalnya, bagaimana performa dan keadaan dari perusahaan Anda. Apakah normal, di atas rata-rata, atau justru buruk.
Jika diperlukan, Anda juga bisa menambahkan tantangan apa yang dihadapi lengkap dengan petunjuk di mana detail dari tantangan tersebut dapat dibaca. Dengan memberikan rangkuman ini, pembaca dapat memahami data laporan dengan lebih mudah.
Tindaklanjuti Rangkuman Dengan Angka
Setelah menyediakan rangkuman di awal, ini saatnya untuk menuliskan data-data laporan. Tulislah angka yang berhasil Anda capai bersandingan dengan angka target yang perlu Anda capai sebelumnya. Ini berguna untuk mengukur kemajuan proyek yang sedang Anda lakukan.
Untuk menampilkan data-data yang ada, Anda dapat menggunakan tabel, diagram, mau pun grafik. Setelah itu ikutilah dengan penjelasan singkat. Sementara itu untuk informasi yang bersifat kualitatif, Anda dapat menggunakan poin-poin dengan menulisnya secara berurutan, yaitu tujuan – aktivitas yang dilakukan – hasil yang dicapai.
Artikel terkait: Pentingnya Visualisasi Data Penjualan Bagi Bisnis Anda
Masukkan Anggaran Pada Laporan Berkala Anda
Salah satu komponen yang penting dari laporan berkala Anda adalah laporan keuangan. Sebab, ini menyangkut kelancaran operasional perusahaan Anda. Oleh karena itu, pastikan untuk menuliskan anggaran Anda sedetail mungkin pada laporan ini, terutama bagaimana anggaran tersebut digunakan sehingga segalanya lebih transparan.
Cantumkan Status Terbaru Dari Key Resource
Key resource adalah segala sesuatu yang membantu Anda untuk mencapai sebuah tujuan, misalnya staf, mesin, fasilitas, anggaran, dan sebagainya. Jika Anda mengalami kendala dengan resource ini, tulislah siapa yang Anda ajak berkomunikasi untuk menyelesaikannya dan apa saja tindakan yang sudah Anda lakukan. Jangan lupa untuk mencatat detail waktunya. Selain itu, Anda juga perlu menuliskan kendala yang belum terselesaikan beserta kemungkinan dampaknya di masa depan.
Tambahkan Jadwal Detail Untuk Setiap Kegiatan
Anda perlu menuliskan detail jadwal kegiatan Anda. Berdasarkan jadwal tersebut, pastikan proyek Anda sesuai dengan rencana dan batas waktu yang ada pada jadwal. Jika proyek Anda tidak sesuai dengan jadwal, maka sertakan alasannya. Ini akan membantu Anda dalam hal menentukan biaya tambahan yang diperlukan akibat terjadinya penundaan atau perpanjangan kegiatan.
Persiapkan Lampiran Laporan Berkala Anda
Karena data yang dituliskan dalam laporan merupakan data singkat, maka Anda perlu menambahkan lembar lampiran. Lembar ini dibuat untuk menuliskan data-data yang mungkin terlalu banyak jika ditulis dalam laporan. Lampiran berfungsi untuk memperjelas setiap data pada laporan yang dapat membantu pembaca mendalami setiap data yang mereka lihat sebelumnya.
Cek Ulang Laporan Yang Telah Anda Buat
Untuk membuat laporan mudah dipahami setiap pembaca, Anda perlu mengecek ulang isinya, mulai dari tata bahasa hingga keakuratan dan kebenaran data yang Anda cantumkan. Jika memungkinkan, mintalah bantuan rekan kerja lainnya untuk proses ini sehingga kekurangan yang muncul dapat segera Anda perbaiki sebelum laporan tersebut digunakan.
Artikel terkait: Hati-Hati, Salah Ketik Dokumen Bisnis Bisa Sebabkan Masalah Ini
Demikian penjelasan terkait laporan berkala yang penting Anda ketahui. Tak dapat dipungkiri, setiap harinya kita dihadapkan dengan pembuatan laporan. Ini akan membuat semuanya menjadi lebih transparan dan mempermudah menentukan strategi ke depannya. Untuk membantu Anda menyusun laporan berkala dengan baik, ada sederet langkah yang perlu dilalui mulai dari mengumpulkan data hingga melakukan cek ulang pada laporan.
Berbicara tentang pembuatan laporan, Anda dapat mempertimbangkan SmartDoc Arvis sebagai pilihan Anda. Dengan SmartDoc Arvis, Anda tidak lagi perlu membuat laporan dari awal dan bingung terkait format yang akan Anda gunakan. Ini berkat adanya template yang kami sediakan di dalamnya. Setelah selesai dibuat, Anda juga bisa langsung mengirimnya untuk proses persetujuan dengan fitur berjuluk approval workflow. Dengan fitur ini, meminta persetujuan jadi lebih mudah tanpa harus menunggu atasan Anda berada di ruangannya. Tertarik untuk mencobanya? Hubungi tim kami melalui kontak ini atau mengisi formulir penjadwalan demo produk kami di sini.
