Otomatisasi dokumen adalah proses pembuatan dokumen dengan memanfaatkan sebuah sistem teknologi sehingga pembuatnya tidak perlu lagi menulis atau mengisi sebuah dokumen dari awal. Ini bisa dilakukan dengan memanfaatkan template yang sudah disiapkan oleh sistem. Kemudian, Anda hanya perlu mengisi beberapa kolom yang tersedia. Maka, secara otomatis kolom isian lain yang serupa akan ikut terisi.
Salah satu keuntungan menggunakan sistem ini adalah mudahnya melatih karyawan Anda dalam mengoperasikan sistemnya. Ini karena semua telah berjalan secara otomatis. Jadi, karyawan Anda dapat menggunakan waktu yang masih ada untuk mempelajari hal yang lain. Lalu, adakah keuntungan lain dari menggunakan teknologi ini? Untuk lebih jelasnya, simak penjelasannya sebagai berikut.
Mengapa Perlu Menggunakan Otomatisasi Dokumen?
Sebuah sistem tentu dibuat untuk memudahkan pekerjaan penggunanya. Ini juga berlaku pada otomatisasi dokumen. Selain mempermudah pelatihan karyawan, sistem inovatif ini juga memberikan beberapa kemudahan seperti efisien waktu, bebas kesalahan, dan aman.
Meningkatkan Efisiensi Waktu
Ketika Anda ingin membuat sebuah dokumen, biasanya Anda perlu memulainya dari awal, seperti mempelajari bagaimana struktur dokumen yang hendak dibuat serta menetapkan untuk siapa dan dengan tujuan apa dokumen tersebut dibuat. Setelah itu, barulah Anda bisa memulai menulis dokumennya.
Dengan menggunakan sistem otomatisasi dokumen, Anda hanya perlu memilih jenis template dokumen yang ingin Anda buat. Setelah itu, Anda dapat mengisi kolom yang tersedia dan mengubah beberapa bagian yang perlu disesuaikan. Tak lagi perlu banyak waktu, proses pembuatan dokumen pun selesai. Jika dibandingkan, proses mana yang lebih cepat? Tentu pembuatan dokumen dengan sistem otomatis.
Mengurangi Risiko Kesalahan Tulis
Saat lelah atau tergesa-gesa menyelesaikan sesuatu, seseorang cenderung melakukan kesalahan dalam pekerjaannya atau akrab dikenal dengan human error. Ini tentu berdampak buruk bagi bisnis Anda. Salah satunya adalah salah ketik. Meskipun masalah tersebut umum terjadi dan nampak biasa, nyatanya salah ketik dapat menimbulkan kerugian yang tak sedikit jumlahnya. Dampak lain dari salah ketik dapat Anda baca pada artikel berikut.
Artikel terkait: Hati-Hati, Salah Ketik Dokumen Bisnis Bisa Sebabkan Masalah Ini
Agar kesalahan ketik dapat dicegah, Anda perlu mempertimbangkan penggunaan sistem otomatisasi ketika membuat dokumen. Hanya perlu mengisi kolom pertama, maka kolom berikutnya dengan isian serupa akan otomatis terisi. Dengan demikian, jika ingin mengecek ulang apa yang Anda tulis atau mengubahnya, cukup lakukan pada kolom isian pertama saja. Jadi, tidak ada lagi kesalahan tulis yang Anda khawatirkan.
Menjamin Dokumen Tetap Aman
Selain fitur pengisian otomatis, sistem otomatisasi juga melengkapi dirinya dengan keamanan yang baik. Aman di sini bisa bermakna aman secara wujud dan aman secara isi. Secara wujud, dokumen yang Anda buat dengan otomatisasi akan tersimpan pada satu sistem penyimpanan online sehingga aman dari bencana atau hal yang tak diinginkan.
Sementara itu, aman secara isi maksudnya hanya orang tertentu yang bisa membuka dokumen tersebut. Ini karena pemilik dokumen dapat membatasi siapa saja yang bisa mengakses dokumen tersebut. Jadi, informasi rahasia perusahaan Anda tidak akan mengalami kebocoran yang berdampak pada kerugian.
Artikel terkait: Marak Banjir, Ini Cara Menyimpan Dokumen Bisnis Agar Tak Rusak
Mencegah Terjadinya Salah Mengerjakan Dokumen
Dokumen hasil otomatisasi memiliki riwayat rinci tentang apa saja yang sudah diubah dari sebuah dokumen. Selain itu, Anda dapat mengetahui kapan saja perubahan tersebut dilakukan. Ini akan membuat pembuka atau pengedit bebas dari kebingungan tentang apa yang salah dari dokumennya atau versi mana yang harus mereka kerjakan.
Berbeda dengan dokumen konvensional. Untuk sebuah dokumen saja, bisa jadi Anda memiliki puluhan atau bahkan ratusan versi. Banyaknya versi dokumen membuat Anda bingung manakah yang harus diedit. Kebingungan ini bisa semakin parah akibat dokumen konvensional tidak memiliki riwayat versi dan hanya bisa dilihat kapan terakhir kali dilakukan pengubahan. Akibatnya, kesalahan mengerjakan dapat terjadi..
Rekomendasi Platform Otomatisasi Dokumen
Setelah membahas pengertian dan manfaat otomatisasi dokumen, ini saatnya membahas beberapa platform yang menyediakan fitur tersebut. Agar lebih mudah, penulis memberikan lima rekomendasi.
SmartDoc Arvis
Platform pertama ini merupakan karya anak Bangsa, bernama SmartDoc Arvis. Ini merupakan platform pengelola dokumen online yang memiliki sistem otomatisasi. Untuk mendukung pembuatan dokumen bisnis Anda, SmartDoc Arvis menyediakan lebih dari 100 template bisnis yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan.
Ketika melakukan pengeditan sebuah template, Anda akan dimudahkan dengan tampilannya. Secara tampilan, Anda dapat melakukan pengisian data pada template bersamaan dengan melihat pratinjau tampilan dokumennya. Jadi, untuk melihat bagaimana tampilan dokumen setelah diisi, Anda tidak perlu menyimpannya terlebih dahulu atau mengklik menu-menu lain di sekitar dokumen. Simpan dokumen ketika semuanya sudah sesuai.
Lebih lanjut, jika Anda ingin membuat pengingat pada dokumen yang dibuat agar tak lupa memperbaharuinya, SmartDoc Arvis menyediakan fitur tersebut. Di dalamnya, Anda dapat menentukan kapan pengingat dikirimkan ke email Anda, misalnya tiga hari sebelum tanggal dokumen berakhir.
Artikel terkait: Pengelolaan Dokumen Kantor Semakin Mudah Dengan SmartDoc Arvis
Documate
Ini merupakan platform pembuatan dokumen dengan tampilan yang sederhana. Ketika Anda ingin membuat sebuah dokumen, platform ini akan meminta Anda untuk mengisi kuesioner-kuesioner yang akan ditambahkan ke dalam dokumen terkait. Komponen isian yang ada pun dapat Anda tambahkan sendiri sesuai dengan data yang diperlukan.
Hal serupa juga berlaku pada jenis jawaban yang akan Anda isikan. Anda dapat memilih jenis jawabannya pada bagian bawah Documate, seperti tulisan singkat, ya atau tidak, tanggal, nomor, email, angka dengan desimal, unggah file, dan sebagainya. Lebih lanjutan, jika Anda ingin melihat tampilan dokumen pasca dilakukan pengisian, Anda perlu mengklik menu output documents di bagian kiri atas.
Jotform
Platform pembuatan dokumen otomatis lainnya adalah Jotform. Untuk mencoba fitur yang mereka sediakan, Anda dapat mengunjungi websitenya. Ketika berada di websitenya, Anda dapat memilih jenis dokumen apa yang ingin Anda buat, seperti dokumen berbentuk pdf, formulir, tabel, bagan persetujuan, dan lainnya. Untuk memilih dokumen tersebut Anda hanya perlu pergi ke menu templates.
Ketika membuat dokumen, Anda dapat menggunakan format yang sudah mereka siapkan atau menambahkan format lainnya pada bagian kiri. Setelah format dokumen sesuai, Anda bisa mengisi data dokumen. Menu pengisian berada di bagian tengah atas. Setelah selesai membuatnya, Anda dapat melihat dokumen yang sudah terisi dengan mengaktifkan tombol pratinjau pada pojok kanan website.
Juro
Platform otomatisasi dokumen berikutnya adalah Juro. Melansir dari laman websitenya, mereka juga menyediakan berbagai template yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan penggunanya. Cara kerjanya pun mirip dengan beberapa platform sebelumnya, yaitu dengan mengisikan data pada kolom yang disediakan. Jika Anda memerlukan tambahan kolom, Juro menyediakan fiturnya, seperti menambahkan teks, area teks, email, tanda tangan, mau pun tanggal.
Beralih ke detail dokumen yang Anda buat. Di dalamnya Anda bisa melihat komentar dan saran yang orang lain berikan pada dokumen yang Anda buat lengkap dengan waktu penulisannya. Jadi jika Anda perlu melakukan revisi dokumen, prosesnya dapat berlangsung dengan nyaman dan bebas dari salah paham.
PandaDoc
Platform pembuatan dokumen otomatis yang terakhir berasal dari Amerika Serikat, yaitu PandaDoc. Untuk membuat dokumen di dalamnya, mereka membagi prosesnya menjadi tiga, seperti memilih dokumen berdasarkan template, mengisi dokumen, dan meninjau ulang dokumen.
Ketika berada di tahap mengisi dokumen, pada bagian kanan terdapat beberapa elemen dokumen yang dapat Anda tambahkan dengan mengklik elemen yang ingin Anda tambahkan dan meletakkannya pada lembar dokumen. Beralih ke aksesibilitas dokumen, Anda dapat berbagi akses dengan rekan kerja Anda dan berkolaborasi dalam pembuatan dokumen.
Itulah penjelasan mengenai otomatisasi dokumen beserta beberapa platform yang menyediakannya. Setelah membaca informasi di atas, apakah Anda tertarik untuk menerapkannya pada bisnis Anda? Kira-kira platform manakah yang sesuai dengan permasalahan bisnis Anda?
Jika Anda memerlukan otomatisasi untuk membantu perkembangan bisnis Anda, SmartDoc Arvis patut dipertimbangkan. Selain fitur yang sudah disebutkan sebelumnya, SmartDoc Arvis masih menyimpan sederet fitur fungsional yang menarik untuk Anda coba. Untuk mencobanya, Anda dapat menjadwalkan demo produk bersama kami melalui isian formulir berikut atau mengirimkan pesan pada bagian ini.
