Mencegah lebih baik daripada mengobati adalah peribahasa yang erat kaitannya dengan situasi saat ini. Maraknya berita banjir di berbagai wilayah Indonesia membuat pelaku bisnis patut waspada. Sebab, kita tak tahu kapan kejadian tersebut menimpa Anda atau bisnis Anda.
Selain tak tahu kapan terjadinya, Anda juga tak pernah tahu seberapa besar dampak yang akan ditimbulkan, misalnya kerugian material. Ini adalah dampak yang paling mungkin terjadi. Selain kerugian material, kerusakan atau kehilangan dokumen merupakan dampak lain yang tak kalah mengerikan. Alasannya, dokumen perusahaan berperan penting dalam perkembangan bisnis Anda. Tanpa adanya dokumen-dokumen tersebut, serangkaian masalah akan muncul di perusahaan Anda.
Mengapa Anda Perlu Tahu Cara Menyimpan Dokumen Bisnis Yang Benar?
Dokumen perusahaan mencakup segala dokumen yang dimiliki oleh sebuah perusahaan, mulai dari dokumen legal, dokumen yang berisi data-data pelanggan, hingga dokumen hasil penjualan dan produksi. Jadi, jika dokumen tersebut mengalami kerusakan maka perusahaan akan kehilangan bukti hukum yang sah.
Selain itu, kerusakan dokumen perusahaan dapat mengganggu kegiatan bisnis Anda, seperti menentukan keputusan dan perencanaan strategi bisnis. Ini karena absennya data yang hendak menjadi bahan analisis.
Cara Menyimpan Dokumen Bisnis Agar Tidak Rusak
Setelah memahami pentingnya peran dokumen bisnis, ini saatnya untuk mempraktikkan cara menyimpan dokumen dengan tepat. Untuk menyimpan dokumen berharga ini, Anda dapat melakukannya secara offline dan secara online sebagaimana penulis rangkum berikut ini.
Memperhitungkan Risiko Bencana
Agar dokumen bisnis Anda aman, Anda perlu jeli dalam mengamati ancaman bencana terhadap dokumen Anda. Sebagai contohnya banjir. Bencana tersebut dapat merusak dokumen yang berada di meja dan kursi. Jadi, jika daerah bisnis Anda rawan banjir, maka jangan pernah berpikir untuk meletakkan dokumen di meja kerja.
Selain banjir, belakangan ini juga ramai kasus kebakaran. Lalu bagaimana memperhitungkan risikonya? Sederhananya, jangan pernah meletakkan dokumen penting Anda di dekat material yang mudah terbakar. Agar lebih aman, simpanlah dokumen tersebut di dalam brankas yang tahan api seperti pembahasan berikutnya.
Tentukan Waktu Pencadangan Dokumen Beserta Tools-nya
Setelah memperhitungan risiko, Anda perlu menentukan jadwal pencadangan dokumen-dokumen Anda dan di mana dokumen tersebut akan Anda simpan. Pertama, pilihlah waktu-waktu tertentu yang menurut Anda penting. Sebagai contohnya harian, mingguan, atau bulanan. Kedua, tentukan frekuensi penyimpanan dokumen Anda. Agar mudah menentukannya, Anda dapat mengamati seberapa sering dan banyak kah isi dari dokumen Anda yang berubah. Jika data dokumen Anda berubah atau bertambah setiap jam atau harinya, maka cadangkan dokumen tersebut minimal sekali dalam sehari. Namun, jika dokumen Anda berisi data yang tidak banyak berubah atau hanya berubah pada waktu-waktu tertentu, misalnya kontrak kerja, maka Anda bisa mencadangkannya setiap satu minggu atau bahkan satu bulan sekali.
Beralih ke tempat penyimpanan, Anda dapat memanfaatkan penyimpanan online dan offline. Untuk penyimpanan online Anda dapat memanfaatkan platform paling populer seperti Google Drive. Produk tersebut merupakan media penyimpanan online milik Google yang berbasis cloud. Sistem cloud ini akan menyimpan dokumen Anda dalam satu tempat yang dapat diakses kapan pun dan di mana pun selagi terhubung dengan jaringan internet.
Mempertimbangkan Penggunaan Safe Deposit Box
Selain menyediakan tempat menyimpan uang, bank juga memfasilitasi nasabahnya dengan safe deposit box. Sudahkah Anda familiar dengan istilah tersebut? Singkatnya safe deposit box adalah kotak atau brankas yang diletakkan pada suatu ruangan dan berfungsi untuk menyimpan barang-barang berharga, seperti dokumen-dokumen fisik perusahaan, sertifikat, mau pun perhiasan atau logam mulia.
Untuk menggunakannya, Anda perlu mengunjungi bank terdekat dan mengurus beberapa keperluan administrasinya. Melansir lifepal, keperluan tersebut di antaranya membuka rekening tabungan bank yang Anda tuju, mengisi formulir-formulir, dan melakukan pembayaran sesuai ukuran brankas. Setelah proses tersebut selesai, Anda akan mendapatkan kunci dan kartu akses memasuki ruang penyimpanan yang telah Anda sewa. Perlu diingat, cara menyimpan dokumen yang satu ini juga memiliki sejumlah kekurangan.
Pertama, dokumen tidak bisa diakses kapan pun sebab jam aksesnya mengikuti jam operasional bank. Kedua, adanya biaya-biaya tambahan diluar sewa, misalnya biaya jaminan, biaya denda perpanjangan, dan pajak. Terakhir, Anda perlu pergi ke bank untuk mengakses barang berharga Anda. Artinya, Anda tidak dapat mengakses barang Anda di mana saja. Bagaimana, tertarik mencobanya? Sejauh ini ada beberapa bank yang menyediakan layanan ini, di antaranya BCA, BCA Syariah, CIMB Niaga, Mandiri, dan BNI
Lakukan Pencadangan Dokumen Menggunakan Platform Pengelola Dokumen Kantor Online
Dalam bisnis, dokumen tidak hanya perlu untuk sekadar disimpan. Lebih dari itu, dokumen bisnis perlu untuk dikelola. Pengelolaan dokumen adalah serangkaian aktivitas yang berhubungan dengan dokumen, mulai dari membuat, menyimpan, mengunggah, menyetujui, dan memperbarui. Ketika proses pengelolaan dapat diatasi dengan baik, perkembangan bisnis tidak akan menemui kendala. Untuk mewujudkannya, berbagai platform pengelolaan dokumen online yang inovatif pun muncul.
Salah satu platform tersebut adalah Arvis SmartDoc. Selain dapat menyimpan dokumen, Arvis SmartDoc juga menyediakan fitur untuk membuat dokumen yang dilengkapi lebih dari 100 template khusus untuk bisnis Anda. Semakin mudah, dokumen yang telah selesai Anda buat dapat tersimpan secara otomatis di dalam sistem. Artinya, Anda tidak lagi perlu mencadangkan dokumen tersebut pada penyimpanan lain. Jika Anda memerlukan pengingat untuk dokumen yang Anda simpan atau buat, Arvis SmartDoc siap memfasilitasinya lewat fitur pengingat yang bisa Anda atur kapan akan bekerja.
Kesalahan pengetikan dokumen menjadi salah satu kesalahan wajar namun berdampak buruk bagi dokumen Bisnis Anda. Untuk mencegahnya, perlu adanya pengecekan bertingkat mulai dari manajer hingga kepala divisi. Untuk mempercepat proses tersebut, fitur multi level approval coba diterapkan pada pada platform Arvis SmartDoc.
Artikel terkait: Pengelolaan Dokumen Kantor Semakin Mudah Dengan SmartDoc Arvis
Tertarik untuk mencoba? Buktikan sendiri keefektifannya. Hubungi tim Arvis sekarang juga. Ketuk tombol ini atau isi contact form berikut.
