Peningkatan teknologi terkini memudahkan proses digitalisasi pada semua kebutuhan di perusahaan, salah satunya yang berkaitan dengan pengelolaan dokumen kantor. Kebanyakan orang ingin mengurangi pekerjaan berbasis kertas dan berharap untuk memiliki akses ke dokumen penting mereka dari mana saja dan kapan saja.
Penting bagi sebuah perusahaan untuk dapat mengelola dokumen secara tranparansi, akuntabilitas, serta efisien. Saat ini digitalisasi dokumen menjadi solusi bagi berbagai perusahaan yang mengedepankan efisiensi dan efektivitas kerja.
Banyak kalangan profesional mengeluh tentang hal ini; “Ups, dokumen kontrak dengan PT XYZ telah melewati masanya”, “Malam ini saya kerja lembur lagi, karena saya kehabisan waktu untuk membuat dokumen yang sama setiap bulan”, “ahh…banyak salah ketik di dokumen ini, siapa yang bertanggung jawab atas dokumen ini?”, “OMG …Dokumen tersebut belum disetujui oleh manajer saya, dia sedang bertugas di luar kota. padahal deadlinenya besok”. Oleh karena itu kami hadirkan sebuah solusi yaitu SmartDoc Arvis untuk pengelolaan dokumen kantor yang terintegrasi agar dapat meningkatkan efektivitas kerja pada perusahaan Anda.
Apa Itu SmartDoc Arvis ?
SmartDoc Arvis adalah solusi perangkat lunak untuk mengelola dokumen yang dirancang agar dapat membantu pengguna profesional di berbagai industri menyusun berbagai materi dokumen perusahaan, dapat digunakan serta dikelola pada satu platform terpadu dan terintegrasi. Pengguna dapat menggunakan platform ini sebagai solusi untuk membuat template dokumen secara manual disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, ataupun menggunakan ratusan template yang telah tersedia di SmartDoc Arvis (seperti halnya kontrak kerja, proposal penjualan, kontrak hukum, dokumen peraturan medis, laporan audit, dan banyak lagi). Dengan SmartDocs Arvis, secara sistem dapat mengakses riwayat cuplikan yang telah diedit, mengunggah variabel ke repositori materi dokumen, dan juga mengedit propertinya. Hal ini memungkinkan seorang manajer untuk membuat atau mengedit tag bersyarat dan menyesuaikan aktivitas penggunaan materi dokumen bersyarat sesuai dengan kebutuhan.
Adapun beberapa kelebihannya antara lain sebagai berikut: SmartDoc Arvis Mudah diakses karena merupakan platform online dengan sistem pengelolaan data terpusat untuk berbagai jenis dokumen, Membantu pengelolaan dokumen kantor Anda tanpa repot yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja, Mengurangi risiko kerugian perusahaan akibat dokumen yang rusak atau hilang, Mempertahankan siklus pendapatan perusahaan dengan adanya fitur pengingat untuk setiap dokumen kontrak penting.
Membuat dan mengelola dokumen merupakan suatu keharusan dalam menjalankan sebuah perusahaan, oleh karena itu Anda dapat menjadikan SmartDoc Arvis sebagai solusi dan Anda dapat mencantumkan persyaratan dalam penggunaan aktivitas dokumen didalamnya. Jika Anda ingin memperbarui persyaratan antarmuka SmartDoc atau membuat perubahan persyaratan dalam dokumen kontrak atau jenis dokumen lainnya, persyaratan akan diperbarui secara otomatis oleh sistem. Hal ini membuat Anda tidak perlu mengedit dokumen lainnya. Beragam fitur canggih SmartDoc akan membantu Anda dalam hal efisiensi waktu pemrosesan dan mengurangi kesalahan dalam penggantian dokumen yang ingin Anda ubah.
Pengelolaan Dokumen Kantor Semakin Mudah
SmartDoc Arvis memiliki beberapa keunggulan; Terintegrasi secara real-time dengan semua pengguna, membantu manajemen atau pemimpin tim untuk memantau pekerjaan tim mereka. Akses cepat, data tersedia kapan saja dan di mana saja dengan dokumen serta data historis diambil ke server cloud Arvis selama masa kontrak. Investasi terhitung nol pada perangkat keras dan orang-orang IT, Semua aspek infrastruktur dan manajemen teknologi termasuk pemeliharaan, pembaruan aplikasi, dan pemecahan masalah akan dikelola langsung oleh tim Arvis. Kami menggunakan layanan cloud AWS, Arvis juga menggunakan keamanan berlapis, enkripsi data, dan teknologi keamanan terkini.
Tidak perlu repot mengetik dokumen dari awal, SmartDoc Arvis menyediakan ratusan template dokumen yang biasa digunakan. Jangan buang waktu Anda untuk sesuatu yang bisa diotomatisasi, jadikan waktu Anda lebih efektif dan efisien. Jangan khawatir jika Anda ingin membuat template dokumen Anda sendiri, SmartDoc Arvis memungkinkan Anda untuk secara otomatis menghasilkan dokumen tertentu yang spesifik sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Anda dapat mengatur Header, Body letter, Footer yang dipersonalisasi sesuai dengan identitas perusahaan Anda.Tidak hanya itu keunggulan lainnya yaitu seperti memiliki sekretaris perusahaan sendiri, diciptkan sebuah fitur pengingat untuk mengingatkan Anda ketika ada kontrak yang akan berakhir melalui email. Anda dapat memantau setiap status proses aktivitas dokumen kontrak atau dokumen penting perusahaan Anda.
Tidak perlu khawatir dengan manajemen tugas setiap Divisi, SmartDoc Arvis memberikan solusi mudah; Pantau status tugas yang telah ditetapkan ke tim, Buat tingkat prioritas untuk setiap tugas Real-Time Update progress tugas yang sedang atau telah dilakukan oleh semua anggota tim. Maka dipermudah dengan adanya fitur User Grouping; Membuat group sesuai struktur divisi di perusahaan, Menunjuk penanggung jawab atau pemimpin setiap group, Menentukan hak akses yang diberikan kepada anggota group, dan Menentukan alur persetujuan Dokumen.
Selain itu, ada juga fitur pengelompokan dokumen; Pemberian hak akses terhadap dokumen perusahaan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing group, Hanya dokumen yang relevan dengan group yang dapat diakses oleh anggota group tersebut. Untuk mempermudah pekerjaan Anda, SmartDoc Arvis juga memiliki fitur Multi-Level Approval; Untuk memastikan keabsahan suatu dokumen, semua dokumen yang telah dibuat oleh anggota kelompok dapat disaring terlebih dahulu oleh PIC/pimpinan masing-masing kelompok, Persetujuan dapat dilakukan dengan alur yang disesuaikan dari peraturan perusahaan.
Coba Langsung Keunggulan SmartDoc Arvis
Anda dapat mempelajari secara detail pada Tautan SmartDoc Arvis berikut ini, melakukan perjanjian Demo Product bersama tim kami dengan mengisi Contact Form dan juga dapat menghubungi kami melalui button WA yang terdapat dipojok kanan bawah pada halaman homepage kami.
