Menyetujui dokumen bisnis menjadi salah satu kegiatan rutin yang ada pada setiap perusahaan. Biasanya, kegiatan ini dilakukan ketika ada dokumen baru yang dibuat atau dokumen lama yang mengalami perubahan pada isinya. Fungsinya, agar setiap dokumen yang diperlukan sesuai dengan standar, baik dari segi kelengkapan hingga isinya sehingga dapat digunakan secara maksimal.
Jika sebelumnya karyawan perlu pergi ke ruangan manajer untuk meminta persetujuan, kini hanya dengan smartphone dan jaringan internet proses tersebut bisa dilakukan dengan mudah. Proses ini disebut dengan approval workflow. Approval workflow adalah sistem yang berisi tahapan-tahapan yang perlu seseorang selesaikan untuk mendapatkan persetujuan pada dokumen bisnisnya.
Komponen Yang Ada Dalam Approval Workflow
Setelah mengenal apa itu approval workflow, ini saatnya untuk mempelajari apa saja tahapan-tahapan yang ada di dalamnya. Penjelasan lebih lanjut dapat Anda simak dalam poin-poin berikut ini.
- Membuat dokumen: Sebelum meminta persetujuan, karyawan harus membuat dokumennya terlebih dahulu. Pada tahap ini, mereka perlu mengidentifikasi informasi apa saja yang akan dituliskan dan memperhatikan seperti apakah format yang harus digunakan. Untungnya, beberapa approval workflow telah menyediakan berbagai template dokumen bisnis yang dapat karyawan gunakan. Jadi, mereka hanya perlu fokus pada menulis informasinya saja.
Artikel terkait: Dokumen Usaha Yang Paling Sering Digunakan Dan Fungsinya
- Mengirimkan dokumen bisnis Anda untuk proses pengecekan: Ketika selesai dibuat, dokumen tersebut perlu dikirimkan untuk proses pengecekan. Karenanya, karyawan Anda perlu memilih siapa saja yang bertugas melakukan pengecekan di dalam sistem approval workflow. Setelah itu, dokumen tersebut akan dicek dan mungkin diberikan beberapa catatan untuk proses revisi.
- Memperoleh Feedback: Tahap berikutnya, karyawan perlu menunggu dokumen bisnisnya dicek. Ketika menunggu, mereka dapat mengerjakan tugas lainnya dan memantau bagaimana status dari dokumennya pada approval workflow. Ketika proses pengecekan selesai, karyawan dapat melihat apa saja catatan yang ada di dalam dokumennya.
- Merevisi Dokumen: Agar dokumen yang dihasilkan sesuai standar, karyawan perlu mengubahnya sesuai dengan catatan-catatan yang diberikan pengecek pada tahap sebelumnya. Setelah selesai, dokumen tersebut perlu dikirim kembali untuk proses pengecekan berikutnya hingga dokumen tersebut sesuai.
- Mengirim Dokumen Untuk Meminta Persetujuan: Tahap terakhir adalah mengirimkannya kepada manajer untuk proses persetujuan. Meskipun dokumen yang karyawan kirimkan pada tahap ini sudah menjalani beberapa penyesuaian, kadang dokumen masih bisa ditolak. Meskipun begitu, approval workflow menyediakan kolom untuk menulis catatan mengapa dokumen tersebut ditolak. Ini bisa jadi acuan untuk proses perbaikan sehingga dokumen akhirnya dapat disetujui dan digunakan.
Manfaat Menerapkan Approval Workflow Pada Dokumen Bisnis Anda
Ketika menerapkan approval workflow, Anda akan memperoleh sejumlah manfaat, di antaranya meningkatkan efisiensi waktu, meningkatkan komunikasi antar tim, hingga menghasilkan dokumen bisnis yang baik. Untuk mengetahui detail masing-masingnya, cermati penjelasan di bawah ini.
Meningkatkan Efisiensi Waktu
Approval workflow memungkinkan karyawan Anda untuk meminta persetujuan setelah membuat sebuah dokumen di dalam sistemnya. Anda pun bisa menyetujuinya dari mana saja, bahkan ketika tidak sedang berada di kantor. Biasanya, karyawan memerlukan waktu sekitar 7 hari untuk memperoleh persetujuan.
Dengan adanya approval workflow, meminta persetujuan dapat dilakukan dalam 3 sampai 4 hari saja. Artinya, ini dapat menghemat waktu karyawan hingga 3 hari. Kini, mereka dapat menggunakan waktu tersebut untuk mengerjakan hal yang lain.
Artikel terkait: Ingin Tingkatkan Efektivitas Kerja? Otomatisasi Dokumen Saja
Meningkatkan Komunikasi Antar Tim
Sebelum meminta persetujuan kepada manajer, approval workflow memungkinkan karyawan yang berbeda divisi untuk meminta pengecekan atas dokumen bisnis yang telah mereka buat. Tentu saja, ini mendorong terjadinya komunikasi lebih lanjut antara pengecek dan pembuat dokumen. Dengan demikian, proses komunikasi tidak lagi hanya terjadi pada sesama anggota tim saja melainkan hingga ke antar tim.
Memudahkan Proses Pengeditan Dokumen Bisnis Anda
Ketika meminta persetujuan untuk dokumen bisnisnya, karyawan memiliki dua kemungkinan jawaban, yaitu ditolak dan disetujui. Ketika dokumen ditolak, mereka perlu mengetahui alasan dan catatan perbaikannya agar dokumen tersebut bisa segera diperbaiki. Dengan menerapkan approval workflow, Anda dapat memberikan catatan perbaikan pada dokumen yang mereka kirimkan. Dengan demikian, proses pengeditan dokumen bisnis dapat dilakukan dengan cepat dan akurat.
Mencegah Kesalahpahaman
Penting bagi karyawan Anda untuk mengetahui bagaimana perkembangan dokumen yang mereka kirimkan untuk disetujui. Dengan menggunakan approval workflow, setiap dokumen dapat dilacak mulai dari siapa yang membuat, menyetujui, hingga bagaimana status dokumennya. Dengan transparansi tersebut, tidak akan ada lagi kesalahpahaman, misalnya Anda bertanya mengapa dokumen A belum juga selesai dibuat. Ternyata, ketika Anda cek dokumen tersebut sudah selesai dibuat hanya saja belum dikirim karena sedang diperbaiki.
Menghasilkan Dokumen Bisnis Yang Baik
Berdasarkan tahapannya, Anda dapat melihat bahwa approval workflow membuat sebuah dokumen bisnis diteliti secara berulang dan bertingkat oleh beberapa rekan kerja hingga manajer. Ini tentu membuat dokumen bisnis memiliki kualitas yang baik sehingga dapat digunakan dengan baik pula. Tanpa adanya pengecekan berulang, sebuah dokumen mungkin memiliki banyak kesalahan ketik, kurang lengkapnya isi, hingga tidak sesuainya format yang digunakan.
Artikel terkait: Hati-Hati, Salah Ketik Dokumen Bisnis Bisa Sebabkan Masalah Ini
Itulah penjelasan terkait approval workflow mulai dari pengertian, tahap-tahap, hingga manfaat yang Anda peroleh ketika menerapkannya. Dengan adanya approval workflow, proses meminta persetujuan atas dokumen bisnis menjadi lebih mudah dan cepat dilakukan. Pun jika ada kesalahan, pembuat dokumen dapat segera memperbaikinya dengan mengacu pada catatan-catatan yang diberikan di dalam dokumennya.
Tertarik untuk memiliki sistem ini pada bisnis Anda? Jika iya, Anda dapat mempertimbangkan penggunaan SmartDoc Arvis yang menyediakan fitur approval workflow di dalam sistemnya. Dengan satu sistem terpusat, Anda juga dapat membuat, mengedit, dan menyimpan dokumen digital. Tak perlu khawatir tentang format dokumen, SmartDoc Arvis menyediakan ratusan template dokumen bisnis yang dapat Anda pilih.
Untuk informasi lebih lanjut seputar SmartDoc Arvis, Anda dapat menghubungi tim kami melalui nomor WhatsApp ini atau mengisi formulir yang ada di sini.
