Mengurus bisnis bukanlah perkara mudah untuk dilakukan. Tidak hanya perlu memikirkan strategi menjalankannya, Anda juga perlu mengatur setiap prosesnya. Agar segalanya berjalan dengan lancar, rasanya Anda perlu menerapkan teknologi ke dalam bisnis Anda. Salah satu contohnya adalah software bisnis.
Software atau perangkat lunak bisnis adalah sekumpulan program dan fungsi yang dibuat dan dikembangkan untuk menjalankan pekerjaan tertentu. Dengan bantuan teknologi ini, Anda dapat melakukan suatu pekerjaan dengan lebih cepat dibandingkan ketika melakukannya secara manual. Selain itu, kehadiran perangkat lunak bisnis dapat mengurangi risiko terjadinya human error yang dapat merugikan perusahaan Anda.
Jenis-Jenis Software Bisnis Untuk Tingkatkan Usaha Anda
Karena setiap perangkat lunak bisnis memiliki fungsi yang berbeda sesuai dengan jenisnya. Maka langkah selanjutnya, Anda perlu menyimak beberapa jenis perangkat lunak di bawah ini. Simak hingga usai sehingga seluruh informasinya dapat Anda pahami dengan baik.
Software Bisnis Pengolah Kata
Perangkat lunak bisnis yang pertama ini menjadi yang paling umum digunakan oleh para pelaku bisnis. Sebab ketika menjalankan bisnis, masing-masing dari mereka, termasuk Anda tentu membutuhkan berbagai dokumen penting, seperti laporan, catatan, surat-surat, hingga perjanjian. Dokumen-dokumen tersebut dapat Anda buat melalui perangkat lunak pengolah kata. Untuk membuat sebuah dokumen, Anda dapat mengetikkan kata yang ingin Anda susun pada lembar kerja kosong yang disediakan.
Seiring majunya teknologi, proses pembuatan dokumen dengan perangkat lunak pengolah kata mulai mengalami perubahan. Kini, Anda tak perlu lagi mengetik sebuah dokumen dari awal berkat hadirnya format dokumen bernama template. Selain itu di dalam template, Anda juga dapat melakukan pengisian secara cepat dengan adanya sistem pengisian otomatis. Dengan sistem tersebut, Anda hanya perlu mengisi beberapa kolom kosong yang tersedia. Maka secara otomatis, kolom isian lain yang serupa akan ikut terisi. Beberapa contoh perangkat lunak pengolah kata tersebut di antaranya:
Rekomendasi pertama bernama SmartDoc Arvis. Sesuai dengan namanya ’smart’, Anda dapat membuat berbagai jenis dokumen di dalamnya tanpa harus menulis dari awal. Sebab, perangkat lunak ini menyediakan ratusan template dokumen bisnis yang dapat Anda manfaatkan. Sementara itu untuk sistem pengisian template-nya, SmartDoc Arvis mengadopsi sistem pengisian otomatis yang cara kerjanya telah Anda simak pada penjelasan di atas.
Selanjutnya, ada perangkat lunak pengolah kata milik Google. Melalui perangkat lunak ini, Anda dapat membuat dokumen secara online dan melakukan kolaborasi bersama rekan yang Anda berikan akses.
Tanpa perlu banyak penjelasan, Anda tentu sudah familiar dengan perangkat lunak rilisan Microsoft ini. Serupa dengan kedua rekomendasi lainnya, software ini memungkinkan Anda untuk membuat berbagai jenis dokumen dengan mudah sehingga produktivitas kerja dapat Anda raih.
Artikel terkait: Ingin Tingkatkan Efektivitas Kerja? Otomatisasi Dokumen Saja
Accounting Software
Perangkat lunak ini muncul untuk memudahkan akuntan perusahaan Anda dalam mencatat transaksi bisnis dan keuangan. Dengan menggunakan sistem ini, segala pekerjaan akuntansi dapat dilakukan secara cepat dan akurat. Artinya, para akuntan tak lagi perlu bekerja secara konvensional yang jelas memakan banyak waktu dan memerlukan ketelitian tinggi. Lebih lanjut untuk menggunakan perangkat lunak ini, Anda perlu memasukkan data-data terkait keuangan perusahaan Anda ke dalam sistem.
Setelah itu, seluruh data yang terekam dapat Anda akses kapan pun dan di mana pun secara real time sehingga proses pengambilan keputusan dapat segera dilakukan. Untuk mencegah terjadinya kesalahan memasukkan data, perangkat lunak ini telah membekali dirinya dengan sistem akuntansi otomatis. Sejumlah perangkat lunak accounting yang dapat Anda jadikan referensi di antaranya:
Perangkat lunak yang pertama bernama Jurnal yang merupakan karya Anak Bangsa. Melansir laman webnya, perangkat lunak ini menawarkan sembilan fitur yang dapat Anda manfaatkan, seperti laporan bisnis dan keuangan, akuntansi, mekari pay, invoice dan faktur, produk dan inventory, biaya dan anggaran, perpajakan, mobile app, dan mekari capital.
Perangkat lunak akuntansi selanjutnya bernama Zahir Accounting. Mengutip dari laman web resminya, perangkat lunak ini menyediakan beberapa fitur andalan, yaitu penjualan dan pembelian, persediaan barang, ekspor barang, grafik transaksi, pengingat, hingga analisis bisnis.
Software CRM
Software berikutnya adalah customer relationship management atau CRM. Ini adalah sebuah sistem yang berfungsi untuk mengatur hubungan perusahaan Anda dengan pelanggan atau calon pelanggan Anda. Di dalamnya, Anda dapat mencatat data-data pelanggan atau calon pelanggan serta mencatat setiap aktivitas penjualan yang tim Anda lakukan bersama pelanggan atau calon pelanggan.
Setelah melakukan pencatatan, Anda dapat melihat laporan datanya secara otomatis. Jadi, Anda tidak lagi harus meminta tim Anda membuat laporan dari awal secara berulang setiap harinya. Dengan laporan otomatis tersebut, Anda dapat menentukan strategi penjualan apa yang baiknya Anda ambil secepat mungkin agar bisnis Anda kian berkembang. Beberapa produk CRM yang cocok untuk bisnis Anda di antaranya:
Rekomendasi perangkat lunak CRM yang pertama adalah CRM Arvis. Dengan perangkat lunak ini, Anda dapat memantau segala kegiatan penjualan tim Anda bersama dengan pelanggan atau calon pelanggan dengan mudah. Selain itu, Anda juga bisa membaca laporan tim penjualan Anda dengan menyenangkan berkat adanya visualisasi data pada bagian dashboard-nya.
Rekomendasi software CRM berikutnya adalah Zoho CRM. Mengutip laman webnya, perangkat lunak ini menyediakan berbagai fitur untuk memudahkan bisnis Anda. Salah satunya ialah fitur analisis laporan.
Artikel terkait: CRM Arvis: Solusi Instan Ciptakan Laporan Bisnis Anda
Software Komunikasi
Komunikasi adalah hal pokok dalam menjalankan bisnis, baik komunikasi internal antar tim pada perusahaan Anda mau pun eksternal dengan pelanggan. Karenanya, Anda harus menentukan alur dan perangkat lunak komunikasi yang tepat agar semuanya berjalan sesuai dengan rencana.
Dengan adanya perangkat lunak jenis ini, Anda dapat mengkomunikasikan setiap urusan bisnis Anda secara efektif dan efisien. Sebab, kini proses komunikasi menjadi tidak terbatas oleh lokasi. Maksudnya, segalanya dapat dilakukan dari mana pun tanpa harus bertatap muka. Selain itu, tidak terbatasnya proses komunikasi membuat jangkauan bisnis Anda menjadi luas sehingga peluang untuk terus berkembang semakin terbuka lebar. Beberapa rekomendasi perangkat lunak untuk kebutuhan komunikasi bisnis Anda di antaranya:
Software komunikasi yang pertama adalah Zoom. Software ini mulai dikenal luas sejak pandemi melanda dunia. Dengan Zoom, Anda dapat menjalankan meeting dalam format panggilan video dan melakukan presentasi dengan siapa saja melalui tautan yang Anda bagikan.
Perangkat lunak komunikasi selanjutnya memiliki tampilan yang mudah untuk dipahami, berjuluk Google Meet. Sama halnya dengan Zoom, Google Meet juga mengusung format komunikasi berbentuk panggilan video. Untuk memudahkan Anda berkomunikasi, Google Meet menyediakan berbagai fitur di dalam sistemnya.
Software Pengelola Tugas
Ada banyak tugas dan pekerjaan yang harus Anda lakukan dalam sebuah bisnis. Jika semuanya Anda lakukan sendiri, maka akan ada banyak waktu yang terbuang. Belum lagi jika Anda tidak memanajemeni setiap tugasnya dengan baik, dapat dipastikan proses bisnis Anda akan menemui kendala. Karenanya, Anda dapat mengandalkan perangkat lunak jenis ini. Singkatnya, software pengelola tugas berfungsi untuk merencanakan, menata, dan membagi tugas untuk dikelola bersama.
Merujuk pada pengertian tersebut, Anda dapat menugaskan beberapa pekerjaan bisnis Anda kepada karyawan-karyawan Anda. Untuk memastikan setiap tugas dikerjakan dengan baik, Anda bisa memantau perkembangan pengerjaanya dengan perangkat lunak pengelola tugas. Selain itu, perangkat lunak ini dapat membantu Anda memahami tugas mana yang perlu diprioritaskan sehingga tidak ada pekerjaan yang terlewatkan. Jika Anda memerlukan referensi software pengelola tugas, baiknya Anda menyimak dua rekomendasi berikut.
Melalui perangkat lunak ini, Anda dapat mengatur tugas-tugas individu dan tim dalam satu sistem terpusat. Selain itu, Asana memungkinkan Anda untuk berkolaborasi dengan tim Anda dalam sistemnya.
Perangkat lunak ini memiliki tiga fungsi utama yang akan membantu Anda dalam mengelola tugas, yaitu mengelola tugas yang akan datang, menugaskan pekerjaan kepada anggota tim, dan berkolaborasi dalam sistemnya.
Software Bisnis Pengelola Dokumen Legal
Beralih ke software bisnis berikutnya, yaitu software pengelola dokumen legal. Sebagaimana namanya, perangkat lunak ini berfungsi untuk memanajemeni dokumen-dokumen legal yang ada di perusahaan Anda. Dengan menggunakan perangkat lunak ini, tim legal dapat mengakses informasi legal bisnis Anda dengan mudah melalui satu sistem. Seiring berjalannya waktu, fitur-fitur pada perangkat lunak pengelola dokumen legal pun kian inovatif.
Salah satunya adalah fitur pengingat masa berlaku kontrak. Secara umum, Anda bisa mengatur kapan Anda ingin diingatkan untuk memperpanjang masa berlaku sebuah dokumen. Ketika hari itu tiba, maka notifikasi akan masuk melalui email yang Anda cantumkan. Dengan begitu, dokumen legal yang perlu perpanjangan dapat segera Anda kerjakan sehingga risiko lupa dapat dihindari. Jika Anda berminat menggunakan perangkat lunak ini, rekomendasi berikut patut Anda pertimbangkan.
Selain dapat memudahkan Anda membuat berbagai jenis dokumen, SmartDoc Arvis juga menyediakan sederet fitur fungsional untuk dokumen legal Anda. Salah satunya adalah fitur pengingat. Dengan fitur ini, Anda tidak perlu khawatir akan melewatkan masa berlaku dokumen legal Anda dan dapat segera memperbaruinya.
Mengutip laman webnya, perangkat lunak mycase menyediakan tiga fitur utama untuk Anda, yaitu case management, client communication, serta billing dan payments.
Software Antivirus Untuk Lindungi Dokumen Bisnis Anda
Software selanjutnya adalah software Antivirus. Sesuai dengan namanya, perangkat lunak ini berfungsi untuk mencegah, memindai, mendeteksi, dan menghapus virus-virus yang ada pada perangkat kerja Anda. Bisa dikatakan, perangkat lunak ini wajib untuk Anda miliki. Sebab, jika terinfeksi virus, maka dokumen digital bisnis Anda berisiko rusak atau dicuri oleh pihak yang membuat virus.
Untuk menggunakan perangkat lunak ini, Anda hanya perlu meng-install-nya pada perangkat kerja Anda. Setelah itu, antivirus pun akan berjalan secara real time pada perangkat lunak Anda. Seiring perkembangannya, antivirus juga dapat melindungi Anda dari website-website berbahaya. Beberapa rekomendasi perangkat lunak antivirus yang dapat melindungi dokumen Anda di antaranya:
Antivirus ini menjadi salah satu yang paling banyak digunakan. Untuk memanfaatkan perangkat lunak ini pada perangkat kerja, Anda hanya perlu pergi ke laman resminya, mengunduhnya secara gratis, dan melakukan proses peng-install-an
Perangkat lunak ini tidak hanya menyediakan fitur untuk menangani virus. Lebih dari itu, McAfee juga memberikan Anda fitur web protector untuk mencegah Anda mengunjungi website-website berbahaya.
Software Untuk Mem-backup Data Bisnis Anda
Perangkat lunak yang terakhir adalah perangkat lunak backup. Melihat dari namanya, perangkat lunak ini berfungsi untuk membuat salinan setiap data yang Anda pilih pada sebuah sistem penyimpanan di luar perangkat kerja Anda. Untuk membuat salinan tersebut, Anda perlu mengunggah data yang Anda inginkan ke dalam sistem perangkat lunak backup melalui jaringan internet. Namun, sudahkah Anda memanfaatkan perangkat lunak ini?
Jika belum, ini saatnya untuk mulai mencari dan menggunakannya. Sebab, kita tak pernah tahu kapan hal yang tidak diinginkan menimpa kita. Dengan adanya perangkat lunak ini, data penting perusahaan Anda akan tetap aman dan dapat dipulihkan kembali ke dalam perangkat kerja Anda kapan saja. Sebagai referensi, Anda dapat menggunakan beberapa perangkat lunak backup berikut.
Google Drive merupakan software penyimpanan dari Google yang dapat Anda gunakan untuk melakukan pencadangan data-data bisnis. Dengan menyimpan data Anda di dalamnya, kini Anda dapat dengan tenang menjalankan bisnis Anda.
Selain Google Drive, Anda juga dapat melakukan pencadangan data bisnis pada perangkat lunak bernama Dropbox. Melalui perangkat lunak ini, seluruh dokumen yang tersimpan di dalamnya dapat diakses dengan mudah di mana saja dan kapan saja.
Itulah beberapa jenis perangkat lunak bisnis yang perlu Anda tahu. Dengan adanya perangkat lunak di atas, Anda dapat mengelola setiap proses bisnis dengan lebih mudah berkat bantuan fitur-fitur yang tersedia di dalamnya. Perlu diingat, tidak semua perangkat lunak diperlukan dalam bisnis Anda. Karenanya, Anda perlu menyesuaikan perangkat lunak yang akan Anda gunakan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Apabila diberi satu pilihan dari beberapa perangkat lunak di atas, manakah yang akan Anda gunakan pada bisnis Anda? Atau Anda justru terpikir untuk menciptakannya sendiri? Untuk membantu Anda mewujudkannya, Arvis menawarkan solusi terbaik untuk Anda lewat layanan custom software development. Melalui layanan ini, Anda dapat mengkomunikasikan kebutuhan perangkat lunak Anda beserta tujuan yang ingin Anda capai kepada tim IT profesional kami.
Tak perlu khawatir dengan hasil yang tidak sesuai, Arvis menerapkan metode agile yang fleksibel terhadap perubahan. Jadi, Anda bisa terus terlibat dalam proses pengembangan software-nya. Untuk informasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungi tim kami melalui kontak WhatsApp berikut atau isian formulir ini.
