Proses pembuatan dan pengembangan sebuah software tidak terlepas dari yang namanya pembuatan dokumen. Salah satu jenis dokumen yang penting bagi pengguna software atau user adalah technical user documentation. Seperti apa dokumen yang dimaksud? Apa saja jenis dan kegunaannya?
Insight Arvis kali ini ingin mengajak Anda untuk mengenal lebih jauh tentang technical user documentation yang diperuntukkan untuk pengguna atau user. Cari tahu apa saja kegunaannya dan jenis-jenisnya di sini.
Definisi Technical User Documentation
Salah satu dokumen penting yang perlu dibuat untuk pengguna software atau user adalah technical user documentation. Apa itu technical user documentation? Menurut situs Stratoflow, technical user documentation adalah adalah dokumen yang berfokus pada penyediaan informasi dan instruksi kepada pengguna akhir (user) tentang cara menggunakan (teknik) dan berinteraksi secara efektif dengan software yang telah dibuat.
Fungsi atau Kegunaan Technical User Documentation
Ada banyak alasan mengapa pengguna software atau user terkadang tidak mau membaca technical user documentation, seperti terlalu panjang atau membosankan. Terlepas dari itu, dokumen ini memiliki beberapa fungsi atau kegunaan penting..
Fungsi atau kegunaan technical user documentation:
- Membantu user untuk memahami software dengan mudah (fitur yang ada di dalamnya beserta fungsinya)
- Sebagai panduan untuk user dalam menggunakan software (cara dan teknik)
- Sumber dimana user dapat mencari solusi untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam menggunakan software
Komponen Dasar Technical User Documentation
Dilansir dari situs Altexsoft, berikut ini ada beberapa komponen dasar yang harus ada dalam technical user documentation:
- Minimum hardware dan software requirements (kebutuhan dasar yang dibutuhkan agar software bisa digunakan atau dijalankan)
- Panduan instalasi atau pengaturan
- Instruksi tentang cara memulai menggunakan software
- Deskripsi fitur utama
- Instruksi tentang cara menggunakan software
- Cautions and warnings (peringatan)
- Langkah pemecahan masalah (troubleshooting steps) dengan contoh pesan kesalahan
- Informasi kontak untuk memudahkan user mencari solusi yang tidak tercantum dalam dokumen
Jenis-Jenis Technical User Documentation
Altexsoft dalam situsnya juga mengatakan bahwa beberapa jenis technical user documentation yang perlu dibuat untuk user tergantung dari kebutuhan masing-masing. Berikut ini jenis-jenisnya:
1. A Quick Start Guide
Jenis technical user documentation pertama yang penting bagi user adalah A Quick Start Guide. Dokumen ini merupakan versi singkat dari panduan pengguna (user manual) yang biasanya berisi beberapa halaman informasi penting tentang software dan petunjuk singkat tentang cara menggunakannya.
Kegunaan atau fungsi: membantu user untuk menggunakan software secara langsung dengan cepat
2. Installation and Setup Instructions
Technical user documentation yang satu ini merupakan panduan yang terutama berfokus pada cara atau teknik menginstal software, bukan pada fitur atau cara menggunakannya. Dokumen ini juga disebut sebagai setup guide yang menyediakan informasi prosedur konfigurasi agar software siap digunakan.
Kegunaan atau fungsi: membantu dan memandu user dalam pemasangan (installation) dan pengaturan (setting) software
3. User Manual
Jenis technical user documentation ini merupakan salah satu jenis dokumen yang sering dibuat oleh hampir semua pengembang software untuk klien mereka (user). User manual adalah dokumen yang berisi informasi terlengkap tentang software yang telah dibuat. Beberapa hal yang biasanya disertakan dalam user manual yaitu:
- Halaman judul yang biasanya disertai dengan informasi hak cipta (copyright)
- Kata pengantar
- Daftar isi
- Gambaran umum tujuan
- Bagian audience section yang mendefinisikan kemungkinan siapa saja pengguna software
- Bagian cakupan (scope section atau disclaimer)
- Ikhtisar fitur-fitur utama dan panduan cara menggunakannya
- Bagian pemecahan masalah
- Bagian FAQ (Frequently Asked Questions), pertanyaan yang sering diajukan
- Rincian kontak untuk mencari informasi atau bantuan lebih lanjut
- Glosarium dan/atau indeks
Kegunaan atau fungsi: membantu user untuk memahami software (fitur dan cara menggunakan) serta panduan untuk memecahkan masalah yang mungkin dihadapi
4. Troubleshooting Guide
Dokumen yang satu ini khusus dibuat untuk membantu user dalam memecahkan masalah umum yang dihadapi ketika menggunakan software. Hal-hal yang ada di dalamnya harus dapat memberikan solusi terhadap masalah paling umum yang dihadapi user saat berinteraksi dengan software yang digunakan.
Kegunaan atau fungsi: solusi bagi user untuk memecahkan masalah umum yang muncul ketika menggunakan software
5. Online Knowledge Base
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, saat ini orang lebih suka mencari informasi secara online daripada membaca buku manual yang panjang. Hal ini juga berlaku pada produk berupa perangkat lunak atau software. Jadi, salah satu solusi yang dapat digunakan untuk mengatasi hal ini adalah dengan menyediakan Online Knowledge Base.
Online Knowledge Base adalah sejenis perpustakaan online yang menyimpan informasi tentang topik, layanan, produk tertentu, dan sebagainya. Jika produk yang dimaksud hadir dalam bentuk perangkat lunak atau software, perpustakaan online ini biasanya berisi kumpulan data terstruktur yang akan memberi tahu user tentang software tersebut, jawaban yang menjadi solusi dari pertanyaan user, dan memberikan bantuan lainnya.
Kegunaan atau fungsi: kumpulan data yang berisi informasi tentang software, diakses secara online
Kesimpulan
Technical user documentation merupakan dokumen yang berperan penting dalam mengenalkan software kepada user. Dokumen ini juga menjadi panduan bagi user untuk memecahkan masalah yang dihadapi ketika berinteraksi dengan software. Salah satu jenis technical user documentation yang paling terkenal atau sering dibuat untuk user adalah user manual.
Pentingnya dokumen seperti technical user documentation untuk penggunanya menjadi pertimbangan untuk Anda dalam memilih pengembang software. Pastikan pengembang software yang Anda pilih juga menyediakan dokumen ini untuk Anda dalam layanan pengembang software-nya seperti Arvis.
Artikel Terkait: Apa Itu Software Documentation? Ini Kegunaannya
Mengapa Arvis?
Arvis merupakan salah satu software company terbaik di Indonesia. Selain memiliki beberapa produk software jadi, Arvis juga memiliki layanan pengembang software untuk Anda. Layanan pengembang software dari Arvis didukung oleh tim pengembang profesional yang berkompeten di bidangnya.
Selain tim developer profesional, Arvis juga menyediakan technical user documentation berupa user manual untuk setiap software yang dibuat. Dengan adanya dokumen berupa user manual, Anda dapat dengan mudah memahami software dan bagaimana cara menggunakannya.
Tertarik dengan layanan pengembang software dari Arvis? Hubungi tim Arvis segera lewat nomor WhatsApp ini. Mari bangun dan kembangkan software terbaik bersama Arvis!
