Ketika membuat dokumen bisnis, salah satu hal yang penting Anda perhatikan adalah font atau fon. Melansir Kamus Besar Bahasa Indonesia, fon merupakan kumpulan huruf, angka, simbol khusus, dan tanda baca yang memiliki ukuran atau gaya tertentu. Meskipun ini sering dianggap remeh, kesalahan dalam memilihnya dapat menyebabkan dokumen bisnis Anda terlihat kurang profesional, meragukan, atau bahkan sulit untuk dibaca oleh penerimanya. Jika dibaca saja sudah sulit, lalu bagaimana pesan Anda bisa tersampaikan? Agar hal tersebut tidak terjadi, Anda perlu memilih font terbaik untuk dokumen bisnis Anda.
Untuk membantu Anda melakukannya, artikel ini akan coba membahas jenis-jenis fon, alasan mengapa pemilihan fon penting untuk diperhatikan, dan tentunya cara untuk memilihnya. Karenanya, simak penjelasan artikel ini hingga akhir agar tidak ada satu pun informasi yang terlewatkan.
Jenis-Jenis Font Terbaik Untuk Bisnis Anda
Anda tentu sudah familiar dengan berbagai pilihan fon yang ada pada perangkat lunak pengolah kata Anda. Meskipun tampak banyak, sebenarnya mereka dikategorikan ke dalam dua jenis saja, yaitu serif dan sans-serif. Keduanya memiliki perbedaan bentuk serta kesan bagi pembacanya ketika digunakan. Untuk memahami detail informasi dari setiap fon, Anda dapat membacanya pada paragraf di bawah ini.
- Serif: Fon ini disebut dengan serif karena memiliki hiasan seperti goresan pena pada setiap ujung hurufnya. Kata tersebut diambil dari bahasa Belanda yang berarti garis atau coretan pena. Beralih ke tampilan, fon serif seringkali diidentikkan dengan kesan klasik, profesional, dan dapat dipercaya. Mereka biasa ditemui pada karya tulis panjang seperti buku, surat kabar, dan majalah karena mudah untuk dibaca. Jika dikaitkan dengan dokumen bisnis, ini bisa Anda temui pada beberapa dokumen seperti perjanjian kerja sama, Non Disclosure Agreement, mau pun surat kontrak kerja. Beberapa fon serif yang sering Anda lihat di antaranya Times New Roman, Cambria, Georgia, Garamond, Lora, Century Schoolbook, dan lainnya.
- Sans-Serif: Kata ‘sans’ dalam bahasa Perancis memiliki arti tanpa dan ‘serif’ bermakna coretan pena. Gabungan dua kata asing ini menggambarkan bagaimana bentuk dari huruf sans-serif, yaitu tidak memiliki garis coretan pena pada bagian ujungnya. Lebih lanjut, font sans-serif memiliki kesan yang modern dan bersih. Mereka biasa ditemukan pada konten digital yang ditampilkan pada layar smartphone hingga komputer Anda. Selain itu, infografis dan tabel biasanya memilih jenis fon ini sebagai salah satu komponen yang ada di dalamnya. Beberapa contoh fon sans-serif adalah Arial, Calibri, Verdana, Roboto, Proxima Nova, Helvetica, dan sebagainya.
Mengapa Memilih Font Terbaik Penting Dilakukan Dalam Dokumen Bisnis Anda?
Setelah memahami pengertian dan jenis dari font, ini saatnya untuk beranjak menuju alasan pentingnya memilih font untuk dokumen bisnis Anda. Alasan tersebut dapat Anda cermati di bawah ini.
Pesan Yang Coba Anda Sampaikan Jadi Mudah Dipahami
Ketika Anda memilih jenis font yang sesuai, maka penerima dokumen akan lebih mudah untuk membaca tulisan yang ada di depannya. Tentu saja, ini akan berpengaruh terhadap proses menangkap, mencerna, dan memahami informasi yang coba Anda sampaikan di dalamnya. Bayangkan jika Anda menggunakan font yang cantik namun sulit untuk dibaca, jangan harap informasi yang Anda tuliskan pada sebuah dokumen dapat dipahami hanya dengan sekali atau dua kali membaca.
Mendapat Kesan Positif Dari Penerima Dokumen
Dokumen bisnis merujuk pada setiap dokumen yang berkaitan dengan pekerjaan dan bisnis Anda. Artinya, dokumen ini bersifat formal. Maka dari itu, Anda juga perlu menggunakan jenis font yang formal pula untuk setiap dokumen bisnis Anda, alih-alih menggunakan font yang cantik secara tampilan. Dengan demikian, penerima atau pembaca dokumen akan menilai bisnis Anda profesional, serius, dan dapat dipercaya.
Artikel terkait: Dokumen Usaha Yang Paling Sering Digunakan Dan Fungsinya
Cara Memilih Font Terbaik Untuk Dokumen Bisnis Anda
Ini saatnya untuk mulai mempelajari bagaimana praktik dari memilih font terbaik untuk keperluan dokumen bisnis Anda. Untuk lebih jelasnya, simak langkah-langkah di bawah ini.
Tentukan Format Dokumen Bisnis Anda
Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah menentukan apakah dokumen Anda akan berbentuk fisik atau hanya berbentuk digital. Ini penting dilakukan karena tidak setiap fon cocok untuk berbagai format dokumen. Misalnya, Anda ingin membuat perjanjian kerja sama dalam bentuk fisik. Maka jenis font yang sesuai untuk Anda ialah serif.
Sebab, fon ini bisa membuat pembacanya lebih nyaman untuk mencermati setiap informasi yang ada dari awal hingga akhir. Ini berkat bantuan hiasan yang dimiliki oleh font serif. Sebaliknya, jika dokumen Anda berbentuk digital, baiknya gunakan fon sans-serif karena fon ini sesuai dengan berbagai jenis layar yang menampilkannya. Tak seperti beberapa fon serif yang terlihat kabur ketika ditampilkan pada layar berkualitas rendah.
Artikel terkait: Marak Banjir, Ini Cara Menyimpan Dokumen Bisnis Agar Tak Rusak
Perhatikan Ukuran Font Pada Dokumen Anda
Untuk meningkatkan keterbacaan dan memaksimalkan ruang kosong pada lembar kerja dokumen, Anda harus paham tentang ukuran fon yang akan Anda gunakan. Pada bagian badan teks atau yang sedang Anda baca ini, pilihlah ukuran 10 sampai 12 poin. Jika bingung memilihnya, Anda bisa menggunakan ukuran 12 poin sebagaimana disarankan oleh sebagian besar pakar bisnis.
Sementara itu, Anda bisa menggunakan fon berukuran 14 hingga 16 poin untuk teks pada bagian sub judul. Bagian ini dibuat lebih besar untuk membedakannya dari badan teks. Tak hanya itu, bagian sub judul biasanya ditulis dengan huruf tebal sebagai penanda apa yang sedang menjadi bahasan di bawahnya.
Pastikan Tidak Berlebihan Dan Sesuai Dengan Karakter Bisnis Anda
Para ahli umumnya hanya menggunakan satu sampai dua jenis fon dalam satu dokumen bisnis. Sebab, menggunakan terlalu banyak fon dapat berakibat pada sulitnya membaca isi dokumen dan memahaminya. Jika Anda ingin membuat dokumen dengan dua fon berbeda, misalnya untuk badan teks dan sub judul, pastikan keduanya serasi, tidak berlebihan dari segi hiasan, dan tidak terlalu kontras antara satu dengan lainnya.
Selanjutnya, sesuaikan fon Anda dengan kesan yang ingin Anda dapatkan dari pembaca. Misalnya, jika Anda ingin terlihat tradisional dan profesional, maka fon serif dapat membantu Anda mendapatkan kesan tersebut. Namun, jika kesan modern dan bersih yang Anda inginkan, maka jenis sans-serif lebih sesuai untuk dokumen bisnis Anda.
Perhatikan Apakah Font Anda Tersedia Untuk Semua Penerimanya
Jika Anda menggunakan fon umum seperti Calibri, Cambria, Times New Roman, hingga Arial pada dokumen digital Anda, maka tak akan ada masalah dengan dokumen tersebut ketika dibuka dari berbagai perangkat. Namun, ketika Anda menggunakan fon khusus, tidak ada jaminan bahwa semua perangkat dapat memuatnya. Ketika tidak dapat dimuat, tampilan fon pada dokumen Anda akan otomatis berubah menjadi fon yang lebih umum digunakan pada sebuah perangkat.
Tak hanya itu, isi dokumen Anda juga berpotensi tak terbaca karena berubah menjadi simbol-simbol tertentu sebagai tanda bahwa format fon tidak didukung oleh perangkat yang membukanya. Maka dari itu, Anda disarankan menggunakan fon-fon standar agar bisa dimuat oleh setiap perangkat pengakesnya. Namun jika tetap ingin menggunakan fon khusus, ubahlah format dokumen Anda ke dalam pdf agar isinya dapat dibaca dengan baik oleh setiap perangkat yang menerimanya.
Artikel terkait: Ingin Tingkatkan Efektivitas Kerja? Otomatisasi Dokumen Saja
Demikian pembahasan mengenai font terbaik untuk dokumen bisnis Anda. Singkatnya, ketika memilih fon, Anda perlu mempertimbangkan jenis dokumen yang akan Anda buat, ukurannya, ketersediaannya pada setiap perangkat, dan kesan apa yang ingin Anda dapatkan dari penerima dokumen. Selain itu, hindari penggunaan fon dengan hiasan atau bentuk yang rumit dibaca agar kesalahpahaman dapat dihindari.
Berbicara tentang dokumen bisnis, selain membuatnya, Anda juga perlu mempertimbangkan bagaimana mengelolanya sehingga dapat digunakan dengan baik. Sebagai referensi, Anda dapat mempertimbangkan penggunaan SmartDoc Arvis untuk urusan pengelolaan dokumen bisnis Anda.
SmartDoc Arvis memungkinkan Anda untuk membuat, mengedit, mengakses, hingga menyimpan segala dokumen digital perusahaan Anda dalam satu sistem terpusat. Dengan begitu, Anda dapat mengaksesnya dari mana saja dan kapan saja.
Artikel terkait: Pengelolaan Dokumen Kantor Semakin Mudah Dengan SmartDoc Arvis
Untuk informasi lebih lanjut terkait SmartDoc Arvis, Anda dapat menghubungi tim kami melalui nomor WhatsApp berikut atau bisa juga melalui isian formulir di sini.
